如何寫好轉發(fā)類通知

轉發(fā)類通知是指轉發(fā)上級機關或同級機關或不相隸屬機關文件的通知，在承上啟下的機關使用頻率很高。這類通知內容相對比較簡單，但要寫好寫精也不易。從當前的辦文實際看，仍然存有標題擬制不當，照抄照轉等一些問題。寫好這類通知，要處理好以下三個問題。

一、標題怎么寫，標題太長怎么辦

公文的標題由發(fā)文機關、事由、文種構成，轉發(fā)類通知的標題，一般也由“發(fā)文機關+（關于）轉發(fā)+原文標題+文種”組成。如《某某市人民政府辦公室轉發(fā)市衛(wèi)生局等部門關于農村衛(wèi)生機構改革與管理的實施意見的通知》（某政辦發(fā)〔2004〕26號）。轉發(fā)式通知的標題一般較長，因為實際上是兩層標題，如被轉發(fā)的文件碰巧又是轉發(fā)上級文件，這樣以來，轉發(fā)的層次較多，標題中“關于”、“轉發(fā)”、“通知”就會反復在標題內出現，讓人讀起來別扭。為使標題簡練、流暢，方便理解，可采取以下方法處理。

1. 省略法。一是省略發(fā)文機關名稱。因我們使用有固定紅頭的文件，不會帶來理解上的歧義（但這種做法也有問題，在第三部分詳述）。二是省略介詞“關于”或文種“通知”。當原文標題中有“關于”一詞時，且文種為通知，標題可擬為“轉發(fā)+原標題”。如《轉發(fā)××水利委員會關于激勵創(chuàng)新辦法的實施細則（試行）的通知》（××辦[2004]2號）。被轉發(fā)的文件文種不是通知時，還要加上通知。三是省略被轉發(fā)文件聯合發(fā)文機關名稱，只在正文里列出各個聯合發(fā)文機關。 1

如《國務院辦公廳轉發(fā)監(jiān)察部等部門對征用農民集體所有土地補償費管理使用情況開展專項檢查的意見的通知》（國辦發(fā)［2004］31號）。

2. 替代法。有的文件標題很長，采用省略法擬制標題仍然很長，可用發(fā)文字號作為新擬標題的事由，以替代原文標題。如< <轉發(fā)監(jiān)察部監(jiān)發(fā)[2004]2號文件的通知>>（××監(jiān)[2004]6號），倘若不如此替代省略，擬制的標題就應是《轉發(fā)監(jiān)察部關于貫徹實施〈行政許可法〉加強對貫徹執(zhí)行〈行政許可法〉情況進行監(jiān)察的通知的通知》。但用替代法擬制標題讓人不容易一眼看出發(fā)文事由，也可用發(fā)文字號加事由的辦法來解決這一問題。如< <××省人民政府辦公廳關于轉發(fā)國辦發(fā)［2004］38號文件切實做好固定資產投資項目清理工作的通知>>（×政辦發(fā)[2004]41 號），既避免了冗長，又標明了事由。

3. 直轉法。如果上級的文件，到本單位時已經經過了三、四層轉發(fā)，這時可以直接轉發(fā)初始發(fā)文單位文件，不要間接層層轉發(fā)。比如水利部轉發(fā)財政部文件，黃委轉發(fā)水利部文件，到我們山東河務局還需要轉發(fā)，這時可以直接轉發(fā)財政部文件，如《轉發(fā)財政部關于解釋〈基本建設財務管理規(guī)定〉執(zhí)行中有關問題的通知》（魯黃財[2004]30號），如不采用直接轉發(fā)辦法，標題將變成《轉發(fā)黃委財務局關于轉發(fā)水利部轉發(fā)財政部關于關于解釋〈基本建設財務管理規(guī)定〉執(zhí)行中有關問題的通知的通知的通知的通知》。

4. 簡稱法。在系統(tǒng)內部行文，可使用規(guī)定的規(guī)范化簡稱。如“水利部黃河水利委員會”，可簡稱“黃委”，“黃河水利委員會人事勞

動教育局”可簡稱“黃委人勞局”。如《轉發(fā)黃委人勞局關于全河冬季安全生產大檢查的通知》（魯黃電[2003]212號）。

二、正文怎么寫，無話可說怎么辦

正文基本上有以下二種寫法：一是不提具體要求的寫法。常見于黨委、政府辦公廳（室）轉發(fā)部門的意見等，寫法上通常先表明態(tài)度，提出轉發(fā)原則要求。一般篇幅較簡短。二是提出具體要求的寫法。常見于下級機關（職能部門）轉發(fā)上級機關（職能部門）的文件。一般開頭直說轉發(fā)事項，即將某某文件轉發(fā)給你們，再對如何貫徹執(zhí)行提出具體要求�？梢詫Ρ晦D發(fā)文件闡述不夠充分的加以補充、說明、深化，也可以結合本單位實際對上級的有關要求加以重申、強調，并作出適當的安排。

很多同志轉發(fā)文件時時感到無話可說，總感覺上級文件對某項工作已經有比較明確的要求、部署，按上級的要求執(zhí)行就行了，這是不對的。上級機關的文件，講的大多是一些原則性、規(guī)律性的東西，不可能講得很具體。轉發(fā)時可以避虛就實，緊緊著眼本單位的實際，把原則性的東西具體化，把普遍化的要求個性化。要針對本單位的特殊性，提出可操性強的措施和實際步驟來加以解決。如被轉發(fā)的文件屬于規(guī)章制度類的東西，自身對某方面的工作規(guī)定得比較具體詳細，操作性較強，轉發(fā)時也可以化實為虛，提出學習貫徹的原則性要求，切記不能硬提要求。為精簡文件，避免層層轉發(fā)，可翻印下發(fā)的就不要轉發(fā)，目前這種方式已在不少地方被廣泛采用并在實踐中得到了認可。

起草轉發(fā)類通知經常出現這么兩種情況：第一，不該說的說了。有兩個表現，一是重復，就是與發(fā)文機關起草根據、目的、背景、要求等相重復，這些內容原文已有，起草通知時應開門見山，開篇即講轉發(fā)事宜，不必要再重復。二是評論，就是對被轉發(fā)的文件作評論，說如何重要等。上級機關制發(fā)文件，由于站得高，想得遠，看得透，對政策理解得準，安排部署工作有其必然性、必要性。轉發(fā)機關不便也不宜再加以評論，即使評論，由于不了解情況，也不一定正確。所以，評論的話還是不說的好。第二，該說的沒有說，就是有的轉發(fā)上級文件的通知，文字三兩行解決，現將某某轉發(fā)給你們，請結合本單位實際，認真貫徹執(zhí)行云云。如何結合本單位實際落實沒有任何具體要求，實際上這正是轉發(fā)文件的重點。如此簡單地照轉，算不上什么轉發(fā)，與翻印差不多。這樣轉發(fā)通知，不僅僅是發(fā)一個文件的問題，也反映了不負責任的工作作風。

出現上面第二種情況的重要原因之一，就是很多同志轉發(fā)文件時時感到無話可說，總感覺上級文件對某項工作已經有比較明確的要求、部署，按上級的要求執(zhí)行就行了。這種認識是錯誤的。上級機關的文件，講的多是一些原則性、規(guī)律性的東西，是“普通話”。轉發(fā)文件時要緊緊著眼本單位的實際，把原則性的東西具體化，把普遍化的要求個性化，要講“地方話”，講“方言”。要在吃透上級精神，把握好本單位實際情況的基礎上，經過加工創(chuàng)新，把“普通話”翻譯成“地方話”，這樣以來，可說的東西多著呢，怎么會無話可說呢�？梢越Y合本單位實際對上級的有關要求加以重申、強調，并做出適當的安排；

也可以對被轉發(fā)文件闡述不夠充分的加以補充、說明、深化。具體寫法上，可以避虛就實，也可以以虛寫實。如上級要求比較原則，轉發(fā)時就針對本單位的特殊性，提出可操性強的具體措施和實施步驟。如被轉發(fā)的文件屬于規(guī)章制度類的東西，對某方面的工作規(guī)定的比較具體詳細，操作性較強，轉發(fā)時也可以提出學習貫徹等“較虛”的具體要求。

三、引文如何引，引文不準怎么辦？

在轉發(fā)文件的正文里引文，一定要先引標題，后引發(fā)文字號。如果原文標題上沒有發(fā)文機關，還需要再加上發(fā)文機關。引文是在轉發(fā)類通知里面經常出錯的地方，引用機關名稱時，一定要注意發(fā)文機關的級別。黨委政府或其授權的辦公室聯合發(fā)文或單獨發(fā)文，均標注了發(fā)文機關，行文時要區(qū)分清楚，不能張冠李戴。屬黨委、政府一級的，就不要引用成辦公室的，屬辦公室一級的，就不要統(tǒng)稱黨委、政府的。

例如：山東河務局的上級單位水利部黃河水利委員會，發(fā)文形式有多種，有委級文，有局（辦）文，有黨組文，有黃河防總文，有黃河防總辦公室文，這些文件在文頭（即通常說的紅頭）上都是有區(qū)別的，引用時要認真加以區(qū)分。委級文的紅頭是“水利部黃河水利委員會文件”，局（辦）文的紅頭是“黃河水利委員會局級文件”，如果實在區(qū)分不開，可以看文件上的印章，用哪一級的印章就是哪一級的文件，如委級文《關于表彰安全生產先進集體先進個人的通知》，用“水利部黃河水利委員會”印，引用時為“黃委《關于表彰安全生產先進集體先進個人的通知》（黃人勞[2004]11號）”，局級文《關于

進一步做好五一節(jié)期間安全生產工作的通知》，用“黃河水利委員會人事勞動教育局”印，引用時為“黃委人勞局《關于進一步做好五一節(jié)期間安全生產工作的通知》（黃人勞安[2004]21號）”，以此類推。

發(fā)文機關行文時標題不按照新的公文處理辦法規(guī)定的“發(fā)文機關名稱+事由+文種”來執(zhí)行，是造成引用發(fā)文機關名稱不準問題的重要原因。對于從事公文處理工作的同志來說，這是一個很簡單的問題。但對于從事業(yè)務工作的同志來說，往往注意不到這樣的細節(jié)。如果公文標題上標明發(fā)文機關名稱，這些同志在引用公文時就不會再出現上述問題了。標題不加發(fā)文機關名稱的問題不是個別現象，不加也有種種原因和理由，但還是應嚴格遵守《國家行政機關公文處理辦法》的規(guī)定。

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