告知函

告知函的寫法

告知函和答復函十分接近.它們的主要區(qū)別在于答復函是答復對方所詢問問題,而告知函則是告知對方有關情況. 告知函的正文通常包括兩項內(nèi)容.一是告知原由.說明制發(fā)本函的原因.二是告知事項.簡明扼要地敘述告知對方有關事項的具體內(nèi)容及應注意的問題.

函的結構和寫法

（一）標題

函的標題一般由發(fā)文機關、事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。

（二）正文

1．開頭。寫行文的緣由、背景和依據(jù)。

一般來說，去函的開頭或說明根據(jù)上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區(qū)、本單位的實際需要、疑惑和困難。 復函的開頭引用對方來文的標題及發(fā)文字號，有的復函還簡述來函的主題，這與批復的寫法基本相同。繼而，有的復函以“現(xiàn)將有關問題復函如下”一類文種承啟語引出主體事項，即答復意見。

例一：

敬啟者：

我方xxxxxx致貴方函諒悉，故在函中曾強調我方xxxxxxxxx重要，務心將貨物于xxxxxx前運達。

貨物雖已運出，但尚未接到貴寄來的任何資料，除取消本訂單外，別無選擇。因為我方顧客堅持交貨日期，這樣做實出無奈，至感遺憾。

發(fā)函者

例二：

告知函

敬啟者：

貴方訂購貨物的出口許可證已獲批準。貨物即于八至十天內(nèi)制伯完成，特此奉告。我方建議，以見到由中華人民共各國中國銀行開出不可撤消信用證時付款。

我方一接到貴方確認書后，信用證就已開出，而貨物即行啟運并將文件寄出，作為向銀行結帳任據(jù)。

敬上

發(fā)函者

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