農(nóng)村會(huì)計(jì)檔案整理實(shí)施方法

農(nóng)村會(huì)計(jì)檔案整理實(shí)施方法

會(huì)計(jì)檔案是在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)核算一系列活動(dòng)中產(chǎn)生、經(jīng)過(guò)整理歸檔保存起來(lái)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、及合同等材料。

農(nóng)村會(huì)計(jì)檔案管理，是農(nóng)村財(cái)務(wù)管理工作的重要組成部分。近年來(lái)，為切實(shí)加強(qiáng)農(nóng)村財(cái)務(wù)管理，采取了一系列的財(cái)務(wù)規(guī)范也取得了明顯的成效。但是，因農(nóng)村檔案管理不完善而引起的債權(quán)債務(wù)不清、群眾對(duì)與村集體經(jīng)濟(jì)往來(lái)帳目懷疑等問(wèn)題仍時(shí)有發(fā)生。為此，結(jié)合各村實(shí)際存在問(wèn)題，必須加強(qiáng)農(nóng)村財(cái)務(wù)檔案管理，促進(jìn)農(nóng)村集體財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化建設(shè)。具體實(shí)施內(nèi)容如下：

一、會(huì)計(jì)檔案整理的范圍：

1、會(huì)計(jì)憑證主要指原始憑證、記帳憑證

2、會(huì)計(jì)帳簿主要指現(xiàn)金日記賬、明細(xì)賬、總賬、固定資產(chǎn)賬簿

3、財(cái)務(wù)報(bào)表主要指村集體組織科目余額表、財(cái)務(wù)公開(kāi)報(bào)表4、經(jīng)濟(jì)合同

5、其他會(huì)計(jì)文件材料主要指會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)專業(yè)資料。二、會(huì)計(jì)檔案整理的具體方法：１、會(huì)計(jì)憑證整理

每月入帳之后裝訂成冊(cè)，逐一填蓋憑證封面，編一個(gè)流水號(hào)入檔案盒。

（1）、編大流水號(hào)。一般的單位應(yīng)編大流水號(hào)。即憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告分別編各年度累計(jì)的大流水號(hào)。如201*年有12本憑證編1-12號(hào)；201*年從13號(hào)開(kāi)始編號(hào)。

（2）、編小流水號(hào)。會(huì)計(jì)檔案特別多的單位，可編小流水號(hào)。即同一年度同一類型的會(huì)計(jì)檔案案卷都從1開(kāi)始編卷號(hào)。如201*年有12本憑證，編1-12號(hào)，201*年又從1號(hào)開(kāi)始編號(hào)。入檔案盒存放后，要填蓋好案卷盒封面，案卷排列從左至右，從上至下裝檔案櫥。２、帳簿整理

每年結(jié)束使用之后，按帳簿名稱分類。帳簿案卷統(tǒng)一編號(hào)，應(yīng)按出納帳、總帳、明細(xì)帳、各編流水號(hào)。當(dāng)年號(hào)要接上年流水號(hào)，然后填蓋卷盒，裝檔案櫥時(shí)按從左至右順序排列。３、會(huì)計(jì)報(bào)表整理

按報(bào)表名稱分類整理，然后按保管期限（永久、短期）各編案卷流水號(hào)。分別套裝入盒，裝檔案硬盒與排列方法同前。４、合同及其他報(bào)表

各種文字材料應(yīng)按保管期限分類立卷，但裝盒時(shí)可與報(bào)表的相應(yīng)保管期限的案卷同盒裝放。裝訂方法與報(bào)表一樣。三、會(huì)計(jì)檔案材料的保管期限：

會(huì)計(jì)檔案分兩個(gè)保管期限：即永久、短期。永久保管的檔案，沒(méi)有時(shí)間終止，永遠(yuǎn)保存。短期保管的檔案，有三年、五年、十年、十五年、二十五年五種。具體明細(xì)如下：

序號(hào)檔案名稱保管期限一123二45678三910四1112131415會(huì)計(jì)憑證類原始憑證記賬憑證匯總憑證會(huì)計(jì)賬簿類總賬明細(xì)賬日記賬固定資產(chǎn)卡片輔助賬簿財(cái)務(wù)報(bào)告類月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）其他類會(huì)計(jì)移交清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)銀行余額調(diào)節(jié)表銀行對(duì)賬單15年15年15年15年15年15年15年包括日記賬�，F(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年包括各級(jí)主管部門(mén)匯總財(cái)務(wù)報(bào)告。包括文字分析包括文字分析備注3年永久15年永久永久5年5年

四、會(huì)計(jì)檔案的歸檔與管理

會(huì)計(jì)檔案整理、立卷后，按憑證、帳簿、報(bào)表、合同及其他

材料五個(gè)屬類將編蓋好的案卷目錄分別匯編目錄冊(cè)，統(tǒng)一錄入微機(jī)，以便各村會(huì)計(jì)檔案的信息管理，同時(shí)便于查找各村檔案，使村級(jí)財(cái)務(wù)檔案管理工作走上了規(guī)范化。

通過(guò)強(qiáng)化各村檔案管理工作，來(lái)全面摸清村級(jí)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，進(jìn)一步完善了制度，明確了責(zé)任，解決了以前村級(jí)檔案管理工作無(wú)人抓、缺人管、丟失損壞現(xiàn)象嚴(yán)重等問(wèn)題，有效地提高了村干部對(duì)村級(jí)檔案管理的重視程度，有效地減少了村民與村集體經(jīng)濟(jì)糾紛、更加推動(dòng)農(nóng)村財(cái)務(wù)管理工作規(guī)范化、制度化。

201*年8月

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安徽**農(nóng)村合作銀行會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施辦法

第一條為管理辦法支行會(huì)計(jì)檔案管理，維護(hù)支行會(huì)計(jì)檔案的安全完整，根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及《安徽**農(nóng)村合作銀行會(huì)計(jì)基本制度》中關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合轄區(qū)支行實(shí)際特制定本辦法。

第二條支行會(huì)計(jì)檔案是支行會(huì)計(jì)工作的重要內(nèi)容，也是會(huì)計(jì)檔案工作的組成部分，是支行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支的記錄及核算依據(jù)，是支行成長(zhǎng)發(fā)展歷史和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)部門(mén)資金活動(dòng)的重要資料，在一定時(shí)期內(nèi)起著事后查考的重要作用，也是查處經(jīng)濟(jì)案件的法律依據(jù)。支行財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)小組加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理，認(rèn)真執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案的分類、立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，建立專用庫(kù)房，明確專人負(fù)責(zé)（出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案），確保會(huì)計(jì)檔案無(wú)火燒、無(wú)蟲(chóng)蛀、無(wú)鼠咬、無(wú)霉?fàn)�、無(wú)破損、無(wú)丟失，做到存放有序、科學(xué)管理。

第三條支行會(huì)計(jì)檔案是支行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的會(huì)計(jì)記錄和重要史料。會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料。第四條會(huì)計(jì)檔案整理方法

1、支行及其營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)的會(huì)計(jì)檔案按會(huì)計(jì)年度分開(kāi)，分別整理，每年的元月1日至12月31日為一個(gè)會(huì)計(jì)年度。2、將支行的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證以及會(huì)計(jì)工作密切相關(guān)的文件、資料等會(huì)計(jì)檔案分類整理。3、每類按會(huì)計(jì)檔案規(guī)定的保管期限分為永久、十五年、五年三個(gè)期限。

4、將分好的會(huì)計(jì)檔案分別打號(hào)、裝訂、粘貼封面。5、按會(huì)計(jì)檔案管理要求填寫(xiě)封面，檔案盒文字內(nèi)容。6、登記檔案登記簿，入庫(kù)柜保管。第五條會(huì)計(jì)檔案整理的規(guī)定1.會(huì)計(jì)檔案分類

支行會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證分類、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用資料和會(huì)計(jì)工作密切相關(guān)的文件資料，會(huì)計(jì)檔案的整理首先是分類，分類是整理工作的中心，應(yīng)按帳、簿、表、證文件分別整理。2.會(huì)計(jì)檔案的打號(hào)

所有會(huì)計(jì)檔案按序時(shí)方法第一頁(yè)至最后一頁(yè)逐張逐頁(yè)打號(hào)。依左邊裝訂的傳票帳簿在右上角編號(hào)，依上邊裝訂的對(duì)帳單等，在下邊中央處打號(hào)。3.會(huì)計(jì)檔案的裝訂、排列

會(huì)計(jì)檔案整理裝訂后稱案卷。案卷裝訂是為了固定與保護(hù)卷內(nèi)文件，避免散失或損壞。案卷裝訂必須結(jié)實(shí)、美觀；裝訂前應(yīng)把金屬物去掉，寬大的紙頁(yè)要折疊整齊、壓平；裝訂線有文字的應(yīng)加邊，殘破的文件要糊裱，并把文件的底邊和靠裝訂線的一側(cè)墩齊，裝訂時(shí)一般打三孔，用蠟線繩裝訂，線頭結(jié)在傳票的背后，裝訂力求不掉頁(yè)，不壓字，不訪礙閱讀。案卷的排列，是先將一年形成的案卷按保管期限分開(kāi)，然后再將不同保管期的案卷組織機(jī)構(gòu)或時(shí)間序列排列。案卷排列后，再統(tǒng)計(jì)一份順序號(hào)。4.案卷的加封及文字的填寫(xiě)

案卷的封面目錄用較好的紙張、使用鋼筆或毛筆，使用碳素墨水或蘭黑墨水認(rèn)真填寫(xiě)，字體要工整、清楚。案卷封面的全宗名稱或機(jī)關(guān)名稱填寫(xiě)支行的全稱。類目名稱或帳簿按會(huì)計(jì)檔案的分類填寫(xiě)，如月報(bào)表、季報(bào)表、年報(bào)表、××帳、××簿等；類目名稱下的空格填寫(xiě)本卷裝訂的所有類別目錄；日期、保管期限、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)，歸檔號(hào)按要求填寫(xiě)；立卷人指所整理年度的會(huì)計(jì)員或記帳員，檢查人指所整理年度的行長(zhǎng)、副行長(zhǎng)或會(huì)計(jì)主管，帳簿封面上的會(huì)計(jì)主管、記帳人按本年度的行長(zhǎng)、副行長(zhǎng)或會(huì)計(jì)主管。會(huì)計(jì)憑證貼脊背重新整理排列卷號(hào)。立卷時(shí)間統(tǒng)一定為所整理年度的次年元月。5.檔案目錄號(hào)

(1)文書(shū)檔案目錄號(hào)：永久1號(hào)、長(zhǎng)期2號(hào)、短期3號(hào)；本行制定的管理辦法為永久，上級(jí)行社下發(fā)的管理制度為長(zhǎng)期，其他文件和簡(jiǎn)報(bào)及本社一般資料為短期。

(2)會(huì)計(jì)檔案目錄號(hào)：憑證4號(hào)、帳簿5號(hào)、報(bào)表類永久6號(hào)，季報(bào)(半年報(bào))7號(hào)，月報(bào)和其它報(bào)表8號(hào)。6.會(huì)計(jì)檔案目錄號(hào)，案卷號(hào)的排列

(1)報(bào)表：月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)應(yīng)分別裝訂，填寫(xiě)目錄號(hào)。(2)帳簿編號(hào)：以年度按科目順序排列小流水號(hào)。排列順序?yàn)榭値�、現(xiàn)金日記帳、各科目分戶帳。

(3)帳簿案卷號(hào)：每十年按保管期限分別排列大流水號(hào)(不含永久保管的帳簿)。

(4)憑證案卷號(hào)：以每一整理年度分別按時(shí)間順序排列小流水號(hào)。

(5)報(bào)表案卷號(hào)：每十年保管期限按種類、類別排列大流水號(hào)(不含永久保管的報(bào)表)。

(6)屬于永久保管的報(bào)表、帳簿卷號(hào)，分種類、類別排列大流水號(hào)。

(7)各科目分戶帳裝訂一般不超過(guò)200頁(yè)，超過(guò)200頁(yè)的應(yīng)分冊(cè)裝訂，但剩余部分較少的可裝訂為一本，按實(shí)際頁(yè)數(shù)打號(hào)。

第六條會(huì)計(jì)檔案保管期限：會(huì)計(jì)檔案的保管期限：根據(jù)其資料保管的價(jià)值分為永久和定期兩類。定期保管又分為十五年和五年保管兩種。保管期限的計(jì)算，自檔案所屬年度的次年算起，即從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

（一）永久保管的會(huì)計(jì)檔案有：

1.支行決算報(bào)表及匯總?cè)�轄的支行決算表，附表及決算分析資料(包括資產(chǎn)負(fù)債表、業(yè)務(wù)狀況表、損益表、財(cái)務(wù)收支變動(dòng)表、利潤(rùn)分配表等、決算說(shuō)明書(shū)、固定資產(chǎn)表等)；2.支行實(shí)收資本、股本金分戶帳；3.存貸款開(kāi)銷戶登記簿(包括儲(chǔ)蓄存款)；

4.客戶掛失申請(qǐng)書(shū)、登記簿、補(bǔ)發(fā)存單、存折、收據(jù)及帳銷案存的清單或資料；

5.會(huì)計(jì)檔案保管登記簿和檔案銷毀清單；6.機(jī)構(gòu)撤銷、合并交接清冊(cè)；7.房屋購(gòu)建的契據(jù)(包括土地證、基建批準(zhǔn)書(shū)、竣工報(bào)告、購(gòu)建房屋契約、征稅收據(jù)和公證書(shū)等)；8.需要永久保管的其他會(huì)計(jì)檔案和有關(guān)資料。（二）十五年保管期限的會(huì)計(jì)檔案有：1.綜合核算和明細(xì)核算的各種帳、簿、卡；2.憑證及附件；

3.支行的月(季、半年)報(bào)表及匯總?cè)�轄支行的�?季、半年)報(bào)表。

4.結(jié)算專用印章的領(lǐng)用、交接、銷毀和保管情況登記簿。（三）屬于五年保管期限的會(huì)計(jì)檔案有：1.計(jì)算機(jī)運(yùn)行日志；2.計(jì)息科目余額表；

3.轄屬網(wǎng)點(diǎn)上報(bào)的月計(jì)表、資產(chǎn)負(fù)債表、損益表和決算報(bào)表(包括全部附表、決算分析資料)；

4.支行本身匯總分理處、儲(chǔ)蓄所日?qǐng)?bào)、月報(bào)表；5.密押、代號(hào)使用和保管登記簿；

6.行內(nèi)往來(lái)、本行往來(lái)及同業(yè)往來(lái)的對(duì)帳及查詢，查復(fù)書(shū)；

7.支行分理處的交帳清單(冊(cè))；8.會(huì)計(jì)主管人員移交清冊(cè)(單)；9.各種不定期報(bào)表。

會(huì)計(jì)檔案雖保管期滿，但帳務(wù)上尚未清，需要繼續(xù)清查的應(yīng)予延長(zhǎng)保管期限，在沒(méi)有具體規(guī)定或通知前，不得隨意銷毀。第七條支行應(yīng)設(shè)置專用會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)(柜)，建立“會(huì)計(jì)檔案保管登記簿”，(逐項(xiàng)編號(hào)、登記、入庫(kù)保管應(yīng)定期鑒定，按規(guī)定的年限分類整理，進(jìn)行登記)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，做到妥善保管，存放有序，查找方便，切實(shí)防止火燒、蟲(chóng)蛀、鼠咬、霉?fàn)�等，保證其完整無(wú)缺。支行分理處、儲(chǔ)蓄所的會(huì)計(jì)檔案原則上應(yīng)在次年第一季度抄列清單(冊(cè))送管轄行集中保管，使用時(shí)向管轄行調(diào)閱。

切實(shí)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理。計(jì)算機(jī)是支行業(yè)務(wù)活動(dòng)的組成部分，借助電算化進(jìn)行了業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)和會(huì)計(jì)核算，有關(guān)憑證、帳、表、文件等及備份軟盤(pán)都是重要的會(huì)計(jì)資料，必須按會(huì)計(jì)檔案管理，妥善保管。磁介質(zhì)檔案每年翻錄一次，實(shí)行雙備份，做好防磁、防火、防潮和防塵工作，并在備份盤(pán)(盒)上注明時(shí)間和內(nèi)容，以備查考。重要磁介質(zhì)檔案打印出書(shū)面檔案，是原始數(shù)據(jù)必須裝訂保管，保管年限按會(huì)計(jì)檔案的管理規(guī)定執(zhí)行，不準(zhǔn)外借，嚴(yán)防丟失和泄密。

第八條建立“會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱(查)登記簿”，并按規(guī)定內(nèi)容做好詳細(xì)記錄，由會(huì)計(jì)主管和經(jīng)辦人員共同簽章，以備查考。會(huì)計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借，防止丟失和泄密。內(nèi)部調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由調(diào)閱人出具申請(qǐng)，并經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)方可調(diào)閱。調(diào)閱檔案不得涂改、圈劃、拆散原卷冊(cè)，用后必須及時(shí)歸還；公、檢、法、司和有關(guān)單位處理案件或特殊需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須持有縣以上主管部門(mén)正式公函，經(jīng)支行行長(zhǎng)批準(zhǔn)方可查閱；查閱時(shí)支行應(yīng)有專人在場(chǎng)陪同，代辦查閱，不準(zhǔn)將檔案交給查閱人放任不管，查閱人對(duì)處理的案件所需要的證據(jù)和有關(guān)資料可以抄錄、復(fù)制、照相，但不得將原件抽出借走。調(diào)閱(查)會(huì)計(jì)檔案的申請(qǐng)及公函，應(yīng)由經(jīng)辦人員和會(huì)計(jì)主管共同簽章，并專夾保管，以備查考。第九條檔案的移交和銷毀

（一）支行的會(huì)計(jì)檔案移交按上級(jí)有關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行。因工作需要對(duì)單位會(huì)計(jì)人員進(jìn)行調(diào)整的，必須抄列清單經(jīng)監(jiān)交人員簽字確認(rèn)后交出所有會(huì)計(jì)檔案。

（二）已滿保管期需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由縣本行負(fù)責(zé)銷毀。銷毀前必須造具“銷毀會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)”，報(bào)經(jīng)縣本行批準(zhǔn)后進(jìn)行。銷毀時(shí)應(yīng)由縣本行行長(zhǎng)或指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并注意保密和安全，嚴(yán)防散失或發(fā)生疏弊。銷毀后，由銷毀人員、監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽章并報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案。如有未了帳項(xiàng)待查，可對(duì)必須保留部分的會(huì)計(jì)檔案延期銷毀。

第十條對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的獎(jiǎng)罰：

（一）造成火燒、蟲(chóng)蛀、鼠咬、霉?fàn)�的，將對(duì)支行行長(zhǎng)罰款100-200元，情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（二）對(duì)未指定有專人管理，造成以上損失的，對(duì)責(zé)任人罰款200-400元，情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

（三）對(duì)未按以上條款規(guī)定造成其它意外損失的，對(duì)責(zé)任人觸犯每條罰款50元。情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第十一條本《實(shí)施辦法》由財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)解釋和修改。第十二條本《實(shí)施辦法》從印發(fā)之日起執(zhí)行。

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