淺談新時期下的高校教學秘書工作

摘要：在新時期下，如何提高教學秘書的工作能力，調動教學秘書的工作積極性，規(guī)范管理教學秘書隊伍，是高等教育改革工作中的重要問題。關鍵詞：教學秘書;積極性;規(guī)范管理

隨著以“提高教學質量”為中心的高等教育改革工作的不斷推進，給教學管理工作帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。教學秘書作為高等教育管理工作環(huán)節(jié)中的基層崗位，擔負著提高教學質量、保障教學秩序、落實教學管理措施等重任。教學秘書工作質量的好壞，將直接影響到學校的教學工作和教學質量。因此，在新時期下，如何提高教學秘書的工作能力，調動教學秘書的工作積極性，規(guī)范管理教學秘書隊伍，是高等教育改革工作中的重要問題。

一、教學秘書能力結構分析

《高等學校教學管理要點》指出：“系(院)可設教學秘書和教務員，在教學系主任(院長)領導下，處理日常教學行政工作并從事教學狀態(tài)、質量信息的經常性調查了解工作”。它明確界定了教學秘書的行政關系和崗位職責范圍，高校教學秘書不是決策者，而是決策者的參謀、助手和執(zhí)行者[1]。教學秘書作為一個信息傳達者，需要將學校政策、領導意圖、教學信息等準確而及時的傳達到各環(huán)節(jié)。作為一個管理者，需要將管理政策層層落實到各環(huán)節(jié)，并督促執(zhí)行。作為一個協(xié)調者，需要在學校與學院之間、學院與教師之間、教師與學生之間，作好各類具體事務的協(xié)調溝通工作。管理角色的多面性，決定了教學秘書需要具備多方面的工作能力。

(一)公文處理能力。教學秘書作為一個信息傳達者。在日常教學管理工作中，教學秘書需要傳達和協(xié)助執(zhí)行學校的規(guī)章制度;落實教學計劃、教學任務;傳遞教學信息等。這就要求教學秘書熟悉公文寫作知識、能熟練使用教學軟件、有一定的計算機操作能力。以保證能夠及時、準確地傳遞信息，層層落實管理政策。(二)教學管理能力。教學秘書作為一個管理者，需要協(xié)助主管領導制定教學計劃、管理規(guī)定;定期安排教學檢查、進行教學總結;落實授課計劃;組織期末考試安排;協(xié)助主管領導處理各類突發(fā)教學實踐。這就要求教學秘書應當熟知當前時期高校教學工作的指導思想、學校各項規(guī)章制度;學習高等教育管理理論知識，彌補專業(yè)不足的劣勢，更好地掌握教育管理的運行規(guī)律。

(三)協(xié)調溝通能力。教學秘書作為一個協(xié)調者，需要加強和學校多個部門的溝通聯(lián)系，在必要的時候給主管領導提供合適的建議，快速、準確、有效的協(xié)調解決教師教學中、學生學習中出現(xiàn)的各類問題，從而起到服務教學、服務教師、服務學生的作用。比如：教學秘書在長期的教學工作中，注意了解課程使用多媒體課件教學的情況，教師課程教學的習慣等，在主管領導審核分配資源的時候，給予適當的建議。在排課時，做到最大化滿足教師需求。在學生每次選課期間，會出現(xiàn)各種特殊的問題，欠費、模塊學分修讀不足、教學班人數上限不足、課程性質學分變動等。面對這些情況，就需要教學秘書熟悉每個版本教學指導書的變化，熟悉學校的相關制度，向教務處相關部門反饋問題、協(xié)調解決辦法，及時幫助學生解決問題。二、調動教學秘書工作積極性

教學秘書在基層教學管理中不可或缺的位置，其工作積極性的高低，直接影響著學校教學管理水平和教學秩序運行是否通暢。因此如何調動教學秘書的工作積極性，也是學校教學管理建設的一個重要問題。(一)充分給予教學秘書支持和信任。教學秘書工作繁雜瑣碎，不易產生明顯的成果，長久從事重復性的事務勞動，容易滋生消極怠工情緒。這就需要各級領導給予教學秘書充分的關心和信任，在必要時候給予支持和鼓勵。

(二)創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。教學秘書在處理日常事務時候，通常要花費大量精力，無法專心于教學管理理論研究，甚至難于加強自身業(yè)務學習。要激發(fā)教學秘書工作的積極性，促使教學秘書改變事務型的工作觀念，應當適時開展業(yè)務再教育的研討交流活動，啟發(fā)思維、取長補短。同時，應當在職稱評定給予教學秘書支持和肯定;在工資待遇上，應當等同于其他同等學歷、資力的教職員工;關心廣大教學秘書的切身利益，消除后顧之憂。三、規(guī)范教學秘書隊伍管理

目前，高等教育已經由精英化教育向大眾化教育發(fā)展，招生人數成倍數的擴張，二級院系的規(guī)模急劇膨脹，教務工作量成倍增長。因此，建議一支規(guī)范的教學秘書隊伍，是保障教學管理正常運行的關鍵因素。(一)規(guī)范教學秘書任用選拔制度。長期以來，教學秘書在任用選拔上存在隨意性。大部分教學秘書，專業(yè)不對口，上崗前沒有專門的教育管理培訓;大部分從業(yè)人員處于兼職狀態(tài)，在主要從事教學工作的同時，兼職教學秘書事務。在教學秘書的選拔任用上，學校和學院領導應充分重視教學秘書的重要性和工作的復雜性，嚴格把好教學秘書“入口”關，選擇專業(yè)相關、能力、素質、學歷層次等較高的人員充實到這支隊伍中來[2]。(免費看電影tang)

(二)合理設置教學秘書崗位。針對目前高校招生人數急劇擴張，新專業(yè)增加的情況，高校應當就院系規(guī)模變化的情況相應地增減教學秘書崗位的人員配備。根據面向學生的學歷層次高低、師生人數多少、專業(yè)多寡，配置1-3名教學秘書處理教學事務。其次，應當配置專職教學秘書。許多學校由于行政崗位編制的限制，教學秘書往往采取兼職的方式設置。教學秘書往往還兼職科研秘書、行政秘書等多種職務。諸多繁雜混合的工作，不利于教學秘書專注于教學管理工作，容易起到事半功倍的效果。

綜上所述，在高等教育事業(yè)不斷改革發(fā)展的今天，教學秘書工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，在新時期下，不斷提高教學秘書的工作能力，充分調動教學秘書的工作積極性，進一步規(guī)范管理教學秘書隊伍，建立快速、高效、專業(yè)的管理體系，才能在“提高教學質量”的高等教育改革中起到積極作用。

擴展閱讀：論新時期高校教學秘書崗位的重要性及素質要求

論新時期高校教學秘書的重要性及教學秘書的素質要求

苗苗，宋淑貞

（大連工業(yè)大學藝術設計學院，遼寧，大連，116034）

摘要：社會不斷進步，要求高校輸送更多優(yōu)秀人才。高校教學秘書在高校教學管理中占有很重要的地位，要求教學秘書認清職責，加強學習，勇于創(chuàng)新，不斷提高自身素質，為高等院校的發(fā)展做出更大的貢獻。

關鍵詞：教學秘書；素質要求；高校管理

隨著高校教學改革的進一步深化，近年來高校規(guī)模日益壯大，專業(yè)設置及招生規(guī)模不斷擴大，學生人數急劇增加，專業(yè)教師隊伍迅速膨脹，教學管理職能面臨著巨大的考驗。為了保障向社會輸送高素質的彈性人才，高校在建設高質量的師資隊伍的同時，必須建設一支優(yōu)良的教學管理隊伍。在教學管理工作中，教學秘書占有很重要的位置，是高校教務系統(tǒng)與二級學院之間、教師與學生之間的樞紐。教學秘書的素質與能力，直接影響到教學管理水平，對于穩(wěn)定教學秩序、提高教學質量起著重要的作用。

一、教學秘書的崗位職責及工作性質

1、教學日常管理與改革研究

協(xié)助院（系）領導組織制定各專業(yè)的培養(yǎng)方案、教學大綱等教學基本文件；組織與協(xié)助各教研室完成教學執(zhí)行計劃、教學任務安排工作；協(xié)助院領導做好本院的期初、期中、期末的教學檢查工作及各項教學質量監(jiān)控工作，加強教學質量管理；各種實習、畢業(yè)設計、實驗室管理、基地建設等實踐環(huán)節(jié)工作安排；協(xié)助院(系)領導組織教研室、骨干教師編寫新增專業(yè)申報材料，網絡課程建設材料，教改立項及各項教學成果申報材料；2、學生課程考核、學籍管理

對于學生而言，大學四年對于綜合素質的培養(yǎng)之外，最重要的是成績情況。教學秘書必須認真、細心、耐心地做好學籍管理及進修委培工作，學生課程考核材料審查、成績一覽表的錄入、輸出、存檔工作，組織好學生進行網上選課工作，還有學生的學位審核及畢業(yè)證書、學位證書發(fā)放工作。

3、師資隊伍建設及檔案材料整理

教師日常教學文件檢查及收繳、教學工作量計算、擬聘教師試講工作安排、客座教授講課安排；各類歸檔材料收集整理。

以上是筆者根據多年的教學秘書工作經驗，對教學秘書的崗位職責所作的總結。從上述總結中，我們不難看出教學秘書工作的平凡性及重要性。學科建設、師資建設、教材建設等主要由主管教學院長領導主持，教學秘書需要圍繞教學決策方案、教學計劃等展開日常工作，目的在于完成規(guī)定的教學任務、實現(xiàn)既定的教學目標，對領導起到輔助協(xié)同的作用。

二、教學秘書的素質要求

在高校教學管理體系中，教學秘書是紐帶和橋梁，工作是平凡而重要的，具有輔助性、主動性、繁雜性、專業(yè)性、服務性。教學秘書的素質修養(yǎng)、工作效率、協(xié)調能力關系著高校教學管理水平的高低。因此加強高校教學秘書隊伍建設、提高教學秘書素質修養(yǎng)，是教學管理工作的重中之重。

1、具有較高的政治覺悟，對自己準確定位

首先教學秘書要有較高的政治覺悟，優(yōu)良的思想品質，熱愛祖國，政治立場堅定，能夠堅定不移地貫徹執(zhí)行黨的方針、路線和政策，并且時刻記住自己的角色任務教學管理中任務的傳遞者和執(zhí)行者，能夠時刻秉承“全心全意為全體教師和學生服務”這一原則，具有較強的服務意識和責任意識。

2、具有較高的文化素質和業(yè)務素質

高校教學秘書的服務對象是有思想、有活力的知識分子群體，他們文化層次相對較高、而又個性迥異，教學秘書要協(xié)調工作于教學主管部門、教師、學生三者之間，這就要求教學秘書必須具備較高的文化素質、具備良好的協(xié)同合作能力和溝通能力，還要具有良好的心理素質和和諧的人際關系。3、勤于思考、勇于創(chuàng)新

教學事務工作繁雜、瑣碎，而且很多方面涉及到教師和學生的切身利益，例如教師工作量計算、學生成績統(tǒng)計保存等等。教學秘書整天忙于各種日常的事務性工作，同時又要應對教學管理部門下達的各項任務。人的精力是有限的，在有限的時間內如何高效的完成工作，是教學秘書必須解決的問題，這就要求教學秘書在有細心、有耐心、有責任心的同時，還要勤于思考，勇于創(chuàng)新，科學地統(tǒng)籌安排工作任務。4、增強學習意識，科學運用現(xiàn)代化辦公條件

教學管理是一門很重要的學科，教學秘書要有意識的參加崗位培訓，學習現(xiàn)代化、科學化的管理模式。密切注意在新形勢下高等教育發(fā)展的動態(tài)和理念，完善知識結構，對于培養(yǎng)目標、專業(yè)設置等等方面，進行理性分析與思考，積極的提出自己的建議，供領導決策和參考，起到真的的輔助協(xié)同的作用。在日趨龐大、精細的數據化管理面前，教學秘書還要學會利用網絡資源和現(xiàn)代化辦公軟件，實現(xiàn)辦公自動化，以最快的方式準確的完成各種任務。

三、總結

隨著我國加入世貿組織，各行各業(yè)競爭異常激烈，急需高校輸送大量綜合素質很強、適應社會發(fā)展需要的彈性人才。高校深入改革迫在眉睫，高等學校的教學管理隊伍必須完善，教學秘書是高校教學管理隊伍的重要崗位。教學秘書必須不斷加強自身素質修養(yǎng)，愛崗敬業(yè)，為高等學校的改革發(fā)揮更大的作用，促使高校管理實現(xiàn)規(guī)范化、現(xiàn)代化，為社會建設培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才做出更大的貢獻。

參考文獻

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