教學秘書工作分析報告

工作分析報告

一．工作分析的目的

1.了解管理系各類員工的工作內容，規(guī)范崗位職責說明，指導同類崗位描述編寫的一致性。

2.為各類員工提供標準的考核指標和考核方法，并在人員招聘中進行運用。二．工作分析的內容（一）教學秘書工作分析1.工作分析表崗位名稱直接上級有無兼職教學秘書系主任無部門名稱直接下級工作地點管理系無辦公室1.學歷：具有本科以上文化程度。2.身體條件：身體健康，精力充沛，身體健康，精力充沛，身體健康，精力充沛，有一定的協(xié)調、領導、溝通、創(chuàng)新能力。3.工作經(jīng)驗：具有1年以上秘書的相關工作經(jīng)驗。4.心理品質要求：（1）智力：有較強的學習、理解等能力。（2）語言表達能力：口頭和書面表達能力流暢。（3）具有一定的組織領導能力、管理能力、計劃能力及其實施運作能力。（4）認真、嚴崗位任職資格謹，善于發(fā)現(xiàn)問題解決問題。（5）態(tài)度：認真負責，積極主動執(zhí)行交辦工作，工作效率高，條理性強，保密意識強。5.專業(yè)知識和技能要求：（1）掌握相關的專業(yè)知識及管理經(jīng)驗（2）具有一定的計算機水平，能夠使用自動化設備，包括計算機打印機傳真機復印機等。6.其他要求：具有良好的社會交往能力和處理信息能力。2.工作內容描述具體工作組織安排日常教學方面的事務性工作，負責教學方面相關會議的具體事宜科學地編排學院課程總表、授課時間表、選修課及課外活動表，并經(jīng)常檢查執(zhí)行情況。在系主任的審批下，做好學院課程的調整工作檢查教師的日常教學工作，幫助教師規(guī)范教學行為、完善教學資料，使學院的教學工作能夠保質保量的完成協(xié)助、配合各系主任組織全院性的教學、教研活動，并做好活動記載做好期中、期末考試及緩考、補考和重修課的工作安排。負責試卷的印制、裝訂、發(fā)放，并按要求保管考核后的試卷，并做成績的登記。并負責學生的休學、復學、留、降級編班，以及課程的免聽、免修、先修、緩修、重修等檢查統(tǒng)計工作通過多種渠道收集學生對教學工作的反饋信息，統(tǒng)計相關信息，反饋給有關部門和領導根據(jù)收集到的意見建議，結合教學和社會需求的實際，提出教學和教學管理改革的意見和建議負責教材的征訂、領取和發(fā)放。管理學生的學習檔案，按要求發(fā)放技能證書等。進行學籍管理，按時完成專業(yè)調整、分流、學籍異動及電子信息核對，保證畢業(yè)生信息及證書無差錯主任、分管副主任和教務處交辦的其它工作3%5%5%5%30%10%15%占用時間15%5%7%

（二）教師工作分析1.工作分析表崗位名稱直接上級有無兼職教師系主任無部門名稱直接下級工作地點管理系無教室1．學歷：具有碩士研究生以上文化程度。2．身體條件：本崗位要求身體健康，精力充沛，具有一定的協(xié)調力控制力和記憶力。3．心理品質：（1）智力：具有較強的學習能力理解能力；（2）語言能力：口頭和書面語言表達流利；（3）具有一定的管理能力計劃能力和實踐能力。4．任職年限：本科畢業(yè)后，擔任1年（滿1年）的見習助教，并擔任4年（滿4年）以上助教職務；或取得碩士學位后，擔任3年（滿3年）以上助教職務（對于崗位任職資格攻讀碩士學位以前已擔任2年以上助教職務的，取得碩士學位后，擔任1年以上助教職務）；或取得博士學位。5．教育經(jīng)歷：具有碩士學位或正在職攻讀碩士學位；能熟練運用一門外語進行專業(yè)實踐和學術交流，外語專業(yè)教師能運用第二外語進行讀寫。6．教育教學：任現(xiàn)職以來，有一年以上的助課經(jīng)歷，并根據(jù)需要承擔專業(yè)或實驗課程教學工作，年度教學考核合格，學生測評“滿意率”不低于85%。7．其他要求：能夠熟練使用學院配備的各種設備。2.工作內容描述具體工作服從工作安排，每學期至少承擔一門課程教學任務，并保證良好的教學效果認真?zhèn)湔n上課，做好作業(yè)批改和輔導答疑，搞好教學內容方法和手段的改革，提高教學質量嚴格課堂管理，維護好課堂秩序認真完成專業(yè)人才培養(yǎng)方案（教學計劃）課程教學大綱的編寫工作，積極參與專業(yè)建設課程建設教材建設實驗室建設，努力提高自身的業(yè)務水平積極參與教學研究和科學研究，有明確的學術科研方向，每年至少發(fā)表一篇學術論文做好課程考核工作，認真完成試卷評閱和試卷分析，及時將成績冊和試卷及時送交分院（系）部教學科有經(jīng)驗的教師應對新教師進行指導，幫助他們提高工作能力，新教師應虛心學習業(yè)務，認真總結工作經(jīng)驗，不斷提高自身的教學水平做好畢業(yè)實習的指導和畢業(yè)論文答辯工作按時上下課，不得私自調課或者請人代課，杜絕教學事故愛崗敬業(yè)，團結合作，嚴格遵守學院和分院（系）部的各項規(guī)章制度10%5%10%5%10%5%40%占用時間10%3%2%

三．工作分析結果的運用

現(xiàn)已明確本部門各類員工的工作任務和崗位勝任要求，調整現(xiàn)有人員的工作任務分配，使崗位責任明確化合理化，優(yōu)化崗位設置，實行人崗匹配，并在崗位描述中體現(xiàn)，以作為人員錄用的標準和現(xiàn)有人員的勝任標準。

擴展閱讀：高職院校院系教學秘書工作分析

高校院系教學秘書工作分析——三種學科視野下的教學秘書工作摘要：從管理學角度分析，教學秘書是管理者，具有決策、計劃、組織、指揮、協(xié)調、控制職能；從秘書學角度分析，院系教學秘書作為秘書，具有服務、參謀和信息處理職能；從教育學角度分析，教學秘書是教育工作者，承擔著教書育人的職責，具有管理育人、服務育人的職能。

關鍵詞：教學秘書管理學秘書學教育學職能

教學工作是學校的中心工作，是提高教學質量的關鍵環(huán)節(jié)，要提

高教學質量，除了要有一支優(yōu)秀的教師隊伍外，還必須培養(yǎng)一批高素質、高水平、高效率的教學管理隊伍，教學秘書是高校教學管理隊伍中的主力軍，是教學管理系統(tǒng)中的重要環(huán)節(jié)，在教學管理中其著橋梁和紐帶作用。院系教學秘書是指在高等學校組織中從事行政管理工作和輔助教學管理的工作人員，主要輔助管理本單位的教學、科研等方面的組織、規(guī)劃和實施工作，協(xié)助對教學工作進度、質量進行宏觀調控，負責教學檔案的管理、課程安排、考務管理等工作。院系教學管理活動的順利開展，離不開教學秘書的辛勤勞動。院系教學秘書作為秘書的一個類型，他具有秘書所共有的管理職能和秘書職能；其特殊的工作場所、工作對象決定了其特殊的育人職能。只有深刻的理解教學秘書的管理職能、秘書職能和育人職能，才能提高教學秘書工作的針對性和有效性，下面就從管理學、秘書學和教育學三種學科的角度來分析教學秘書的管理職能、秘書職能和育人職能，希望籍此使我們更清晰的認識教學秘書工作。一．管理學意義上的教學秘書工作

（一）從管理學角度來看，教學秘書是管理者，具有決策、計劃、組織、指揮、協(xié)調、控制等職能。

1.從“管理”的概念分析。綜合各種對“管理”的定義，我們可以總結為：管理是在一定的組織之中，為了提高組織資源的利用率，管理者通過發(fā)揮計劃、決策、組織、協(xié)調、激勵、控制等職能，實現(xiàn)組織目標的過程。從這個定義分析，我們可以看出院系教學秘書從事的是管理工作，院系教學秘書的任務就是協(xié)助教務處和院系領導完成對教學的目標與計劃、組織與協(xié)調、控制與監(jiān)督等一系列管理活動。2.從“管理者”的概念分析。管理者是對他人的工作承擔責任的人。院系教學秘書在工作過程中對教務處、院系領導、教師和學生相關工作都承擔相應的責任。如開學初課程的安排、訂教材、報公共選修課、填寫成績單、期末印試卷、安排考試、安排補考、上報期末材料等。因此，教學秘書是管理者。

3.從組織結構分析。從組織結構分析，管理者是占據(jù)一定職位，擁有一定職權，承擔一定責任的人。職位是組織結構設計的結果，是為了完成組織特定的目標而設計出的正式崗位，在組織結構圖和職務說明書里面都明確了的。占據(jù)一定職位是成為管理者的必要條件，二者是統(tǒng)一的。院系教學秘書這一崗位是高等院校組織結構中的一個正式職位，任何正規(guī)的高等院校都設置院系教學秘書這一職位，它是完成高等學校教學工作目標所不可或缺的。為了完成該職位的目標，必須賦予它相應的職權，在工作過程中，更多的是院系領導向教學秘書授權，只有具有一定的權力，才可以利用相應的資源去實現(xiàn)組織的目標。同時還要規(guī)定其相應的責任，并且做到權責對等。因此，院系教學秘書是管理者.（二）院系教學秘書的管理職能

從管理學角度分析，院系教學秘書在教學管理工作中具有決策、計劃、組織、指揮、協(xié)調、控制等職能。下面主要分析一下院系教學秘書的決策、計劃和協(xié)調職能。1.決策職能

一般認為，院系教學秘書沒有決策權，只有執(zhí)行權和參謀權，教學秘書只是協(xié)助院系領導制定決策，從而認定教學秘書沒有決策權。西方著名的管理學家西蒙認為，管理就是決策。并且決策貫穿于整個管理過程之中。既然秘書從事的是管理工作，怎么可能沒有決策呢。其實，我們所說的院系教學秘書沒有決策權是相對于不同的決策類型而言的。根據(jù)不同的分類標準可以把決策分為戰(zhàn)略性決策和戰(zhàn)術性決策；長期決策和短期決策；政務性決策和事務性決策；程序性決策和非程序性決策等。院系教學秘書沒有戰(zhàn)略性決策、長期決策、政務性決策和非程序性決策這些事關全局、重大決策的決策權，但是在具體工作中卻具有事務性決策、戰(zhàn)術性決策、短期決策和程序性決策的決策權。例如教學常規(guī)檢查、制定課程表、考試地點、時間、監(jiān)考教師的確定、制定學期教師聽課計劃等。在這些工作中，院系教學秘書都有自主決定的權力。雖然教學秘書決定好以后必須向院系領導進行匯報，但是我們不能說院系教學秘書沒有決策權。2.計劃職能.

計劃是對未來行動的預先安排。從總體上看，教學秘書的工作就是執(zhí)行計劃的活動，是計劃的具體實施者，教學秘書的計劃職能主要體現(xiàn)在執(zhí)行計劃上。因為教學秘書80％的工作屬于學校組織的例行型活動或者叫做程序型活動或者是常規(guī)型活動，指的是那些經(jīng)常發(fā)生的、重復發(fā)生的、有章可循的活動。在管理工作中也只有這樣的活動才適宜于制定計劃，那些突發(fā)的、偶然的例外活動是很難制定計劃的。教學管理中的計劃主要就是這些程序型的活動，例如課程的安排、課程的考查考試及成績登記、學籍管理和教學檔案的建立以及教學計劃的制定等。這些程序型的活動都是有章可循的，都有一定的標準，因此它可以提高教學秘書的工作效率，促進教學管理的規(guī)范化、標準化。3.協(xié)調職能

協(xié)調,既指事物發(fā)展過程中配合得當?shù)倪\動狀態(tài),又是人們進行協(xié)

和調理的行為過程。由于教學秘書在院系各類教學活動中處于中心樞紐位置,能貫穿上下,溝通左右,聯(lián)系內外,起著聯(lián)系“教”與“學”的紐帶作用，這就決定了協(xié)調關系是教學秘書工作中必須具備的基本職能。院系教學秘書的協(xié)調工作具體包括：一是院系之間的協(xié)調；二是行政與教學工作的協(xié)調；三是教學工作與學生工作的協(xié)調；四是與教師的協(xié)調；五是與學生的協(xié)調；六是同上級主管部門之間的協(xié)調；七是領導之間的協(xié)調。協(xié)調關系構成院系教學秘書工作的又一個重要內容，有的學者將高校教學秘書工作定位及其職能概括為協(xié)調，可見協(xié)調工作的重要性。在組織的資源中，人是最重要的資源，只有處理好人的問題，協(xié)調好人與人之間的關系，管理工作才可以順暢。教學秘書必須清楚的認識到自己工作的協(xié)調職能，協(xié)調好個相關利益主體之間的關系，提高教學管理工作的效率。二．秘書學意義上的教學秘書工作

從本質上分析，院系教學秘書從事的工作是秘書職業(yè)，是秘書的一種類型。“秘書是從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務及日常事務，為決策及實施提供服務的人員”。作為秘書，其工作內容包括文書處理工作、文稿撰擬工作、檔案管理工作、會務工作、接待工作、公關工作及日常事務管理工作。院系教學秘書具有服務、參謀和信息處理等職能。

1.院系教學秘書的服務職能

秘書是一種服務性職業(yè)，搞好服務是秘書的基本職則。從抽象的概念上說，院系教學秘書的服務對象是教學和科研。教學秘書是學校教學計劃的主要執(zhí)行者，也是系級領導組織教學、管理教學的參與者和助手，而高等學校的主要任務是教學、科研，因此，教學秘書必須圍繞學校這一中心工作，為教學、科研服務。從具體的概念來說，院系教學秘書的服務對象是院系領導、教師和學生。為院系領導順利開展管理工作服務，“對教師的‘教’和學生的‘學’從思想上、組織上、物質上創(chuàng)造各種有利條件，確保各項教學任務的順利完成”[教學秘書在高等學校的“教”與“學”中的作用科學教育論壇201*年第3期顏金玲]。經(jīng)常與各班學習委員以及各科的課代表聯(lián)系，了解學生的學習情況以及學生對教師的意見和要求。2.院系教學秘書的參謀職能

領導的決策活動離不開輔助力量的謀劃和支持�！懊貢�的參謀作用主要體現(xiàn)在，為領導的決策提供準確、完整、高質量的信息和決策事項的備選方案。在決策制定過程中，秘書應經(jīng)常向領導提供準確的信息、資料和文件等決策依據(jù)�！薄久貢鴮W概論大連理工出版社第24頁趙蓮娜盧海燕】教學秘書雖然不是直接決策者，但可以為院系教學領導科學決策提供必要的準確信息、依據(jù)和建議，起到參謀作用，可以協(xié)助系教學主任處理具體的教學管理中的事物，當好系教學主任的參謀和助手。

3.院系教學秘書的信息處理職能

“秘書處于一個組織的信息中心位置，他不但要為領導的決策提供全方位的信息，而且在整個組織系統(tǒng)中起著信息交換站的作用�！薄久貢鴮W概論大連理工出版社第24－25頁趙蓮娜盧海燕】高校教學秘書是各高校和內部各院系教學管理的得力助手,是各種教學管理信息上傳下達的橋梁,是聯(lián)系學校教學管理部門與各院系以及學生的紐帶,是學校和各院系常規(guī)教務教學管理的重要責任人。他們是教學的管理者和服務者,更是信息的收集、加工和傳遞者。院系教學秘書的信息處理職能主要體現(xiàn)在，一是收集信息，主要體現(xiàn)在教學檔案管理上，各種外來文件的建檔、教師基本信息的建檔、學生基本信息的建檔、教學計劃、課程安排、學生成績、教師考核等院系內部生成的各種文件的建檔。二是傳遞信息，收集信息是為了利用信息，信息的傳遞包括縱向和橫向兩個方面。縱向信息傳遞主要是信息的上傳下達，上級層層下發(fā)的教學管理任務、院系領導布置的工作由各教學秘書承擔下發(fā)、解釋的責任，并將具體執(zhí)行的情況及時上傳給領導。橫向的信息傳遞主要體現(xiàn)在本系與外系、本系與學校其他各職能部門之間的信息傳遞。教學秘書工作在一定意義上是信息工作，及時地獲取信息，迅速的處理信息，大量的儲存信息，準確的提供信息，是教學秘書的基本職責。

三．教育學意義上的教學秘書工作

從教育學的角度分析，教學秘書是教育工作者，承擔著教書育人的職責�！敖虒W育人，管理育人，服務育人”方針就明確指出學校的所有工作者都對學生身心的發(fā)展起到一定的影響作用，都起著對學生教育的作用，都是教育工作者，育人不僅僅是教師的事情。在很多高校，院系教學秘書都是兼職的，既是教師，從事一線教學工作，從事最直接的教學育人工作，同時也是教學秘書。這種情況暫且不論，我們主要分析院系教學秘書的管理育人和服務育人職能。1.院系教學秘書的管理育人職能

院系教學秘書作為一名教學管理者，學生是其主要的工作對象之一。院系教學秘書在教學管理工作中目標的制定、教學計劃的執(zhí)行、教學活動的組織、教學的監(jiān)督考查等內容都與學生有著直接的聯(lián)系。廣義上的教育概念認為，凡是對學生的身心發(fā)展產(chǎn)生影響的活動都是教育�！尽窟M一步說，凡是對學生的身心發(fā)展產(chǎn)生影響的人都是教育工作者。院系教學秘書在教學管理中與學生的聯(lián)系上，必定會對學生產(chǎn)生各種影響。這種影響可能是積極的，也可能是消極的。這就是我們強調教學秘書管理育人的必要性。管理育人是黨的教育方針在高校管理工作中的具體體現(xiàn)。因此要求教學秘書必須熱愛本職工作進而做到熱愛學生，沒有愛就沒有教育，教學秘書必須本著為學生成長負責的態(tài)度去開展管理工作，應該清楚的認識到學校一切管理工作的落腳點是在學生的發(fā)展上。院系教學秘書還應該發(fā)揮自身示范性的作用，工作嚴格、標準、準確、及時，以身作則，用自己的行動、人格、作風去影響學生，教育學生。同時還要不斷學習，提高自身的業(yè)務水平，掌握教育教學的規(guī)律，提高管理育人的質量。2.院系教學秘書的服務育人職能

管理就是服務,教學秘書要強化為學生服務意識,提供良好的服務,為學生成材創(chuàng)造良好的條件和氛圍。正是因為有了學生，才有我們的教學管理工作，學生的發(fā)展是我們工作的起點，同時也是終點。教學秘書的管理和服務是不可分割的，管理育人和服務育人是同步進行的，我們要做到寓管理于服務之中,與育人融為一體。

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