外貿(mào)公司 工廠外貿(mào)部門 外貿(mào)業(yè)務員管理規(guī)章制度 規(guī)范

外貿(mào)業(yè)務員管理

1.管理如要做到公正，公開，絕對需要員工的配合！如果員工藏有私心，不向主管匯報客戶情況甚至隱藏客戶信息，導致管理者無法作出判斷及相關決策。要做到公平公正，員工之間，員工與主管之間需要互相監(jiān)督。要做到完全公開，管理者必須有實權審核及審批各種單據(jù)，并對各種單據(jù)進行存檔及公共管理，以方便后來的員工查閱參考。

2.如要建立一個好的團隊及競爭機制，管理者必須對業(yè)務員的薪資有一定影響。管理者每月應對部門業(yè)務員進行各項考核，包括銷售技巧，付費平臺發(fā)布信息數(shù)量，免費平臺廣告發(fā)布的網(wǎng)站數(shù)量，所簽訂的銷售合同數(shù)量，達成訂單金額。公司應針對這些考核數(shù)據(jù)給員工發(fā)放獎金，而不是僅僅與底薪掛鉤，因為底薪原本相差也不大，員工積極性并不能得到很大提升。通過考核制度發(fā)放獎金既能調動業(yè)務員工作的積極性，也能為公司贏得更多的客戶及銷售額。

3.關于現(xiàn)在劃分的區(qū)域，雖然做到了區(qū)域平分，但是不可能做到完全平等�？傆袇^(qū)域相對好的和一般的。完全按區(qū)域分問題在于免費平臺，現(xiàn)在原則上是誰接到了另外一個人區(qū)域的詢盤要給對方，但如果此業(yè)務員有私心不拿出來（當然現(xiàn)在我們有公開制度），或者是覺得自己的努力結果給別人了不甘心，因此沒有那么努力了。這時我們需要考核制度（免費平臺廣告發(fā)布的網(wǎng)站數(shù)量）來約束。深入一步來說，如果他繼續(xù)努力在更多的平臺發(fā)布更多的信息，但是還是別人區(qū)域的詢盤，這時他的積極性會大大下降。這樣的情況是否可以考慮算團隊業(yè)績或者按50%比例平分業(yè)績？

關于業(yè)務員的管理工作，如果要做到完善制度，必須嚴格按以下制度執(zhí)行，以確保公司的利益最大化。紅色字體是我標出的特別需要注意的。

（一）日常工作

1.8：40之前打開電腦，查收郵件，查看詢價信息。

2.綜合整理一天要做的事情，列出每天的六點計劃，把要處理的事情分為

四類：

（1）緊急；（2）重要；（3）日常（4）臨時

3.和在線的客戶進行及時溝通，聊天記錄要進行文檔保存。重要信息要摘

出來存入備忘錄。

4.工作結束之前確認一天的工作結果，將六點計劃中完成和未完成的標注

出來。注明完成進度，如有未完成的工作，寫清未完成的原因。

5.每周一上午9點部門經(jīng)理給業(yè)務員開晨會，安排本周工作計劃，每周五

下午三點前交本周工作總結，并于下午5點開總結會議，做工作反饋和總結。

總結內(nèi)容應包括：

（1）所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產(chǎn)品，本周進程，下周計劃。（2）總結一周內(nèi)遇到的技術性問題。（3）總結在業(yè)務上遇到的問題

6.每月對自己的訂單進行總結，列明合同號，合同金額，合同數(shù)量，價格條款，交貨期，目前進行狀態(tài)，下一步該怎么進行，對本月簽單量，款項回收情況進行總結。

7對客戶進行總結，對于每一個客戶的要求，對產(chǎn)品，單據(jù)，包裝的要求作總結，進行客戶評價分析。

8.對自己的整體業(yè)務進行匯總，做自我分析評價，制訂半年的工作目標和

計劃。

（二）客戶開發(fā)前期工作1.收到詢盤及報價時，要及時跟部門經(jīng)理確認是否已有同事聯(lián)系，如沒有，

及時跟蹤和處理。

2.在與客戶商談過程中，有涉及到技術指標的問題，即時與部門經(jīng)理或研

發(fā)部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公司及辦證機構聯(lián)系，進行辦理。

3.業(yè)務員在郵寄樣品前，必須向客戶收取樣品費用，快遞費或取得客戶到

付帳號。不能取得樣品費又不能到付，須經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理批準才可郵寄。并將郵寄信息，快遞單據(jù)整理存檔。確認客戶收到樣品后一個星期，須跟蹤樣品測試結果。

（三）報價及合同簽定

1.收到客戶詢盤及報價時，原則上按報價單報價，如最終報價低于報價單，

應與部門經(jīng)理確認相關信息后在給客戶報價，做報價單或形式發(fā)票給客戶，并要求客戶簽字回傳。

2.收到客戶簽字確認形式發(fā)票后，嚴格按照公司合同范本制作銷售合同。

銷售合同必須包含全部客戶所需單據(jù)，需支付的訂金。需支付傭金需與客戶簽定傭金協(xié)議。

3.將填寫完整的合同，傭金協(xié)議等遞交部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。4.合同蓋章后，掃描發(fā)給客戶確認簽字。

5.如客戶對銷售合同有異議，合同修改后重新確認。

6.雙方簽字蓋章后，合同簽訂完畢，須將簽字蓋章原件備案。

（四）安排生產(chǎn)（備貨）

非常重要：應安排專門的跟單員安排生產(chǎn)訂單及報關發(fā)貨！

（部門配備一個專門的跟單員，歸部門經(jīng)理管理。不能業(yè)務員一條龍操作。）

您或許會覺得成本會增加，但這絕對是必要的！

1.業(yè)務員在收到財務確認預付款已收到或信用證原件已收到通知后，通知

跟單員在速達5000中及時制作銷售訂單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，安排生產(chǎn)。2.業(yè)務員需要和生產(chǎn)部計劃好生產(chǎn)包裝，發(fā)貨和單據(jù)制作的時間表。3.業(yè)務員應每天與跟單員溝通生產(chǎn)狀況和相關商檢，保險，定船定航班情

況。

4.業(yè)務員需要根據(jù)合同內(nèi)容提前準備發(fā)票箱單給跟單員安排發(fā)貨。5.跟單員負責統(tǒng)計每天的發(fā)貨記錄，并公布在部門白板統(tǒng)計本上。

（五）發(fā)貨

1.FOB條款下，客戶如指定貨代，及時與客戶確認貨代信息，如果是CIF

條款，或FOB條款但由我公司負責確認貨代公司，須及時聯(lián)系貨代，確認合適的輪班和發(fā)貨時間。

2.貨物報關出口后，把所有單據(jù)包括商業(yè)發(fā)票，箱單，原產(chǎn)地證，提單等

掃描存檔，并發(fā)給客戶，進行確認。

（六）文件資料管理

業(yè)務人員正在處理的合同訂單，以及已經(jīng)完成的訂單（合同，發(fā)票，箱單等），必須保留紙質復印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應注明標識已完成訂單，待處理訂單。以便當事人不在場的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。

（七）電腦管理

1.電腦密碼一律在部門經(jīng)理，總經(jīng)理處備案。

2.業(yè)務人員的電腦E盤統(tǒng)一設置為業(yè)務盤，部門經(jīng)理，總經(jīng)理有權查看�？�

戶資料半年進行一次光盤刻錄，進行數(shù)據(jù)備份。

（八）E盤文件管理

1.所有與客戶往來及與發(fā)貨有關文件，必須保留掃描件。掃描文件與往來電子文件，按固定格式統(tǒng)一存放在E盤，保證所有資料在E盤對應的文件夾下都能找到。

E盤：高級客戶：客戶----BusinessReport----CustomerFile----Packing----Shippingdocument低級客戶：客戶-----郵件潛在客戶：客戶-----郵件

2.文件存放說明：BusinessReport下存放業(yè)務進展，工作總結。CustomerFile

下存放來往郵件，傳真，及報價。Packing下放置與包裝有關的文件，圖片。Shippingdocument下按合同號設置文件夾，分別存放各合同與出貨有關的單據(jù)。保證所有與客戶有關的往來文件，原件及復印件能在對應的文件夾都能找到。

（九）郵件管理

統(tǒng)一使用Foxmail管理。郵件記錄需在F盤保存�？偨�(jīng)理，部門經(jīng)理有權查看工作郵箱。

（十）產(chǎn)品報價程序

業(yè)務人員對外報價不得低于底價，如有特殊情況低于底價時，需要向總經(jīng)理，主管，提出書面或郵件申請，審批單價后才可對外報價。

（十一）合同號登記本

業(yè)務員簽訂合同后，必須及時在合同號登記本上進行登記，并將合同交于部門經(jīng)理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號，客戶名稱，產(chǎn)品名稱，數(shù)量，預計發(fā)運日期，目的地。

合同號登記本統(tǒng)一掛在部門白板上，以確保所有信息公開透明。

（十二）單證保管

貨物發(fā)出十日后，收齊所有單證復印件，裝訂成冊，存檔保管。

（十三）獎懲制度

業(yè)務員嚴格按照以上規(guī)定執(zhí)行，對于嚴格執(zhí)行者給予激勵加分，如違反以上規(guī)定第一次給予警告，第二次給予扣分。

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公司管理制度大綱+外貿(mào)部門規(guī)章制度

為加強公司的規(guī)范化管理，完善各項工作制度，促進公司發(fā)展壯大，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)國家有關

法律、法規(guī)及公司章程的規(guī)定，特制訂本公司管理制度大綱。

一、公司全體員工必須遵守公司章程，遵守公司的各項規(guī)章制度和決定。

二、公司倡導樹立“一盤棋”思想，禁止任何部門、個人做有損公司利益、形象、聲譽或破壞公司發(fā)

展的事情。

三、公司通過發(fā)揮全體員工的積極性、創(chuàng)造性和提高全體員工的業(yè)務水平，不斷完善公司的經(jīng)營、

管理體系，實行多種形式的責任制，不斷壯大公司實力和提高經(jīng)濟效益。

四、公司提倡全體員工刻苦學習科學技術和文化知識，為員工提供學習、深造的條件和機會，努力

提高員工的整體素質和水平，造就一支思想新、作風硬、業(yè)務強、技術精的員工隊伍。

五、公司鼓勵員工積極參與公司的決策和管理，鼓勵員工發(fā)揮才智，提出合理化建議。

六、公司實行“崗薪制”的分配制度，為員工提供收入和福利保證，并隨著經(jīng)濟效益的提高逐步提高員工各方面待遇；公司為員工提供平等的競爭環(huán)境和晉升機會；公司推行崗位責任制，實行考勤、

考核制度，評先樹優(yōu)，對做出貢獻者予以表彰、獎勵。

七、公司提倡求真務實的工作作風，提高工作效率；提倡厲行節(jié)約，反對鋪張浪費；倡導員工團結

互助，同舟共濟，發(fā)揚集體合作和集體創(chuàng)造精神，增強團體的凝聚力和向心力。

八、員工必須維護公司紀律，對任何違反公司章程和各項規(guī)章制度的行為，都要予以追究。

員工守則

一、遵紀守法，忠于職守，愛崗敬業(yè)。二、維護公司聲譽，保護公司利益。三、服從領導，關心下屬，團結互助。四、愛護公物，勤儉節(jié)約，杜絕浪費。五、不斷學習，提高水平，精通業(yè)務。六、積極進取，勇于開拓，求實創(chuàng)新。

辦公室管理制度

為完善公司的管理機制，建立規(guī)范化的管理，提高管理水平和工作效率，使公司各項工作有章可

循、照章辦事，特制訂本制度。

業(yè)務管理制度

一、業(yè)務文件由業(yè)務本人擬稿，由經(jīng)理審核、簽發(fā)。屬于秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，

并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。二、已審核、簽發(fā)的文件由業(yè)務員按不同類別編號后歸檔。

三、外來的文件由接件人負責簽收，并于接件當日報送經(jīng)理；屬急件的，應在接件后即時報送。四、外發(fā)的文件經(jīng)經(jīng)理審核、簽發(fā)后在當日下午五時統(tǒng)一安排發(fā)送，傳真等文件在審核后可立即發(fā)

送，并由業(yè)務本人按不同類別編號后歸檔。

五、所有人員應遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。六、嚴禁擅自為私人打印、復印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。七、各業(yè)務所用的專用表格，由公司制定格式，所有業(yè)務按統(tǒng)一格式使用表格。

八、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。

九、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。

考勤制度

一、為加強考勤管理，維護工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。

二、公司員工必須自覺遵守勞動紀律，按時上下班，不遲到，不早退，工作時間不得擅自離開工作崗位，外出辦理業(yè)務前，須經(jīng)經(jīng)理同意。

三、周一至周六為工作日，周日為休息日。工作時間為9:00-12:0013:30-17:3018:00-20:30三個時段四、嚴格請、銷假制度。員工因私事請假須寫請假條報經(jīng)理批準，并扣除請假期間基本工資。未經(jīng)批準而擅離工作崗位的按曠工處理。事情緊急的需電話聯(lián)系經(jīng)理批準，事畢回公司補寫請假條。五、上班時間開始后5分鐘至30分鐘內(nèi)到班者，按遲到論處；超過30分鐘以上者，按曠工半天論處。提前30分鐘以內(nèi)下班者，按早退論處；超過30分鐘者，按曠工半天論處。

六、1個月內(nèi)遲到、早退累計達3次者，扣發(fā)5天的基本工資；累計達3次以上5次以下者，扣發(fā)10天的基本工資；累計達5次以上10次以下者，扣發(fā)當月15天的基本工資；累計達10次以上者，扣發(fā)當月的基本工資。

七、曠工半天者，扣發(fā)當天的基本工資；每月累計曠工1天者，扣發(fā)5天的基本工資，并給予一次警告處分；每月累計曠工2天者，扣發(fā)10天的基本工資，并給予記過1次處分；每月累計曠工3天者，扣發(fā)當月基本工資，并給予記大過1次處分；每月累計曠工3天含（3天）以上，扣發(fā)當月基本工資并予以辭退。

八、工作時間禁止打牌、下棋、上網(wǎng)聊天、玩游戲等做與工作無關的事情。如有違反者當天按曠工1天處理；當月累計2次的，按曠工2天處理；當月累計3次的，按曠工3天處理。九、員工病假期間憑病假證明發(fā)給基本工資。

十、經(jīng)經(jīng)理批準，決定假日加班工作或值班的每天補助30元；保密制度

為保守公司秘密，維護公司利益，制訂本制度。

一、全體員工都有保守公司秘密的義務。在對外交往和合作中，須特別注意不泄露公司秘密，更不準出賣公司秘密。

二、公司秘密是關系公司發(fā)展和利益，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的員工知悉的事項。公司秘密包括下列秘密事項：1、公司經(jīng)營發(fā)展決策中的秘密事項；2、人事決策中的秘密事項；3、專有技術；4、客戶信息、合作渠道和重要的合同、單據(jù)；5、公司非向公眾公開的財務情況、銀行帳戶帳號；6、產(chǎn)品的具體材料成分，特殊制作工藝，產(chǎn)品的生產(chǎn)成本；7、經(jīng)理確定應當保守的公司其他秘密事項；

三、屬于公司秘密的文件、資料，應標明“保密”字樣，非經(jīng)批準，不準復印、摘抄秘密文件、資料。

四、公司秘密應根據(jù)需要，限于一定范圍的員工接觸。接觸公司秘密的員工，未經(jīng)批準不準向他人泄露。非接觸公司秘密的員工，不準打聽公司秘密。

五、記載有公司秘密事項的工作筆記，持有人必須妥善保管，原則上不準帶出公司。如外出需攜帶須經(jīng)理同意，并妥善保管。

六、對保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表揚、獎勵。違反本規(guī)定故意或過失泄露公司秘密的，視情節(jié)及危害后果予以處罰，直至予以除名，公司保留追究刑事責任的權力。

差旅費管理制度

結合本公司實際情況，本著既勤儉節(jié)約、開支，又要保證出差人員工作與生活需要的原則，制訂本制度。

一、本制度適用于本公司因公出差支領旅費的員工。

二、出差旅費分交通費、宿費及特別費三項：1、交通費系指火車、汽車、飛機等費用。2、膳宿費系指膳食費及宿費。3、特別費系指因公支付郵電或招待費等。

三、員工因公出差，應事先填明員工出差申請單，經(jīng)經(jīng)理審核批準后出差，如因事情緊急而未及時填表，須事先由部門負責人口頭報告經(jīng)理，等返回公司后，應立即補辦手續(xù)；

員工出差報支表的處理程序如下：1、出差前依單填明姓名、出差事由、搭乘交通工具、出差日期、預支金額，經(jīng)經(jīng)理審核批準。2、出差人憑核準的預支金額，填寫借款單，向財務部預支差旅費。3、出差人返回后3日內(nèi)應填寫差旅費報銷單，注明實際出差日期、起始地點、工作內(nèi)容、報支項目、金額等，由經(jīng)理審核批準，由財務部在報銷時沖銷預支數(shù)。

四、差旅費標準：宿費上限150元/日，伙食補助30元/天。交通費以經(jīng)理核準的交通方式依票據(jù)實報實銷。出差地交通工具原則上以公交車為主，特殊情況可乘坐出租車，但回公司后需向經(jīng)理講明。

五、公司員工出差期間，確因工作需要宴請時，需經(jīng)經(jīng)理核準，依票據(jù)實報實銷，同時取消當日伙食補助。

六、市內(nèi)外出工作無宿費補助，伙食補助為午餐補助，標準為15元，交通費依票據(jù)實報（交通工具同第五條）。

六、公司員工出差期間，因游覽或非工作需要的參觀而開支的一切費用，由個人自理。

外貿(mào)部門規(guī)章制度

如何成為公司的一名優(yōu)秀的外貿(mào)業(yè)務員：一，認真。

我們不需要聰明的人，但我們需要的人一定是認真負責的人。任何一件事，只要你選擇了，就請你全力以赴，完美，做到最棒。否則，寧可不做。認真讓你的未來與眾不同！二，目標。

我們需要有目標的人，告訴我們你需要什么，我們會和你一起制定目標，并一起實現(xiàn)。懂得設定自己的周目標，月目標和年目標！三，主動。

無論是與人溝通，還是做業(yè)務，請問今天你主動出擊了幾次？業(yè)務成功的速度=勤奮*主動出擊的速度四，不斷學習。

學習在乎你有無總結。我們希望你是個不斷學習的人，并且讓我們看到（比如定期的總結報告，比如有目的性的提問，比如有創(chuàng)新）。不斷學習讓別人感到你現(xiàn)在就是個與眾不同的人！五，團隊。

團隊精神的中心是你要善于分享自己的成績，分享自己的快樂，用積極樂觀的精神去影響你的隊友，把你的心打開和你的隊友交流！

這是**人的精神基礎！假如你認可我們的理念，我們將歡迎你的加入！

管理制度

一、外貿(mào)業(yè)務是靈活的，涉及到與國外買家溝通的時間差，外貿(mào)業(yè)務員會自己利用晚上工作的時間，工作晚了次日上班時間可以遲些，但原則上不能超過10點。

二、請假必須提前半天向董事長提出書面申請，并填寫請假條說明事由，經(jīng)董事長批準后方可。

三、公司將給每個新加盟的員工配備業(yè)務手機卡。

四、外貿(mào)人員離職必須提前一個月向董事長提出，在董事長同意后離職申請單，離職請交接好業(yè)務，并歸還手機卡和修改郵箱密碼。

六、原則上公司按排每周日休息，若有特殊情況處理，外貿(mào)人員也應該放棄休息。

七、每周例會，需要員工做好充分準備。需要員工不少于15分鐘的發(fā)言。內(nèi)容包括（自己目標達成，客戶情況分析，自己需要提升的地方，公司目前存在的客觀問題等）。業(yè)務提成制度

一，外貿(mào)業(yè)務助理的工作是沒有業(yè)務提成的，只有表現(xiàn)獎金。根據(jù)認真的程度，根據(jù)目標的達成，根據(jù)主動的態(tài)度，根據(jù)不斷學習的表現(xiàn)，根據(jù)自我提升的速度來考核！

時間6個月----12個月。需要自己轉做外貿(mào)業(yè)務的標準是：自己能獨立開發(fā)出客戶成交，根據(jù)自己的意愿和經(jīng)理的評審！

但外貿(mào)業(yè)務員的底薪比外貿(mào)業(yè)務助理的底薪底！

二，業(yè)務員在電子商務平臺上接來的訂單或通過其他渠道自費開發(fā)的訂單一律按實際銷售回款進行提成。

三、報價，統(tǒng)一由董事長制訂報價單，若有新款沒有報價單時，應先報董事長核定價格之后再報，若確實有特殊事情，則外貿(mào)人員應在報完價后匯報董事長。

四、提成比例采取浮動制，銷售合同款100萬人民幣以下(含)，按1%提；100萬---300萬，按1.5%提；300萬----500，按2%提；500----1000萬，按2.5%提；1000萬以上按3%提，公司另行額外獎勵。提成發(fā)放以貨款回收后三個月內(nèi)予以兌付。

五、公司領導開發(fā)的客源及其他其他業(yè)務員非關聯(lián)中介所獲得的客戶下單，交由業(yè)務員跟單時，業(yè)務員享有比例提成，提成比例為0.5%

六、訂單/合同在執(zhí)行中，非業(yè)務員因素造成的損失，業(yè)務員不承擔任何比例賠償責任，因業(yè)務員操作失誤和工作不到位造成的損失，依失誤大小和關聯(lián)程度進行賠償，原則上不高于業(yè)務員年度提成累計總額的80%。

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