外貿部外銷員工作流程

外貿部外銷員工作流程

蘋樂公司外貿部外銷員負責尋找客戶、合同洽談及簽訂、與客戶聯(lián)系等工作。具體工作流程如下：

一、跟公司的聯(lián)系。、書面記錄：

跟單員做為公司的代表與駐外外銷員進行聯(lián)系，外銷員將與跟單員聯(lián)系的一切內容都要如實記錄下來，每筆業(yè)務結束后，將所有的聯(lián)系記錄都要存檔，備查。2、四小時回復：

外銷員與跟單員聯(lián)系時，聯(lián)系的每項事情都要在規(guī)定的時間內給予答復，如果沒有規(guī)定時間的，要在四小時內給予答復。3、工作匯報：

外銷員于每個星期的星期五將本周的工作匯報交于跟單員，由跟單員上交給外貿部經(jīng)理。匯報內容為：本周的工作情況匯報，下周的工作計劃、市場情況分析、對公司的建議等等。4、財務報表：

外銷員于每月的1號將上個月的財務報表交于跟單員，由跟單員交于外貿統(tǒng)計員。

二、搜集客戶信息、通過網(wǎng)站搜集客戶購機信息（阿里巴巴、在線廣交會等）2、通過展會搜集客戶信息。（廣交會、國外展會等）3、通過中介人搜集客戶信息。（老客戶、外貿公司、制粉專家等）4、通過公司搜集信息（客戶發(fā)郵件，發(fā)傳真或打電話直接聯(lián)系等）三、建立客戶檔案、外銷員的搜索到客戶購機信息后，馬上聯(lián)系客戶，了解清楚客戶的國家、公

司名稱、地址、主要業(yè)務、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式（電話、傳真、電子郵箱）以及從哪里了解到我公司的信息等內容。并將這些記錄在《外貿客戶信息管理表》中。并將此表傳于跟單員保存?zhèn)洳�。、駐外外銷員將所有客戶的聯(lián)系情況及與客戶的郵件往來等內容、以及詢問公

司的問題和公司的答復等內容都要記錄在《外貿客戶信息管理表》中，并傳于跟單員及時更新。

四、業(yè)務洽談：、確定機型：首先要問清客戶購買我們設備的型號，了解客戶想達到的要求（比

如日產量、面粉的標準及對機器尺寸、動力等方面的要求等），以及客戶的場地、廠房等條件。并對比客戶想購買的機型適合不適合客戶現(xiàn)有的條件及能不能滿足客戶提出的要求。如確定不能滿足，建議客購買適合的機器。2、報價：將雙方確認好的機型、數(shù)量、交貨期、付款方式等內容填寫成《報價

單》給客戶正式報價。并將《報價單》記錄在《外貿客戶信息管理表》中。3、合同洽談：)與客戶洽談時，由跟單員負責與技術部總工聯(lián)系，由總工指定一名工程師負責此客戶的技術談判、圖紙制做、配制的確認及其它技術方面的工作。)結合工程師，對設備的各種技術參數(shù)、客戶對設備的要求、對面粉的

要求、設備的配制等與客戶進行確認。)結合計劃科、技術部、外貿包裝組等，對設備的提貨時間等與客戶進

行確認。)結合外貿部經(jīng)理，對價格、付款方式等合同條款與客戶進行確認。5)將所有與客戶洽談的內容都要記錄到《外貿客戶信息管理表》中，并

及時傳于跟單員更新。

五、合同評審、把所有合同條款跟客戶確認完后，簽訂合同之前，要把祥細情況報于外貿部

主管經(jīng)理，由主管經(jīng)理負責組織技術部、計劃科等部門對合同草案進行評審，評審內容為：)技術部：對客戶的要求、對設備的要求、對成品的要求、設備的配制、

技術參數(shù)等進行評審。)計劃科：對設備的提貨時間進行評審。3)外貿部經(jīng)理：對合同條款進行評審。)總經(jīng)理：對價格低于成本價、大機型、改變工藝的特殊機型進行評審。2、以上評審先口頭確認，等合同簽訂后，再在《外貿合同評審紀錄》上補上簽

名。

六、合同簽定、合同草案得到外貿部經(jīng)理同意后，方可簽訂外貿《銷售合同》。、如果為小型設備或長期購買的經(jīng)銷商，沒有必要簽訂合同的，可以讓客戶簽

訂一份公司的《銷售確認書》，效力等同合同。3、合同簽訂后，外銷員立即填寫《合同評審紀錄》，并和《合同》、《配制單》

一起在三天內傳給跟單員。跟單員讓各評審人員在合同評審紀錄上補上簽字后將合同等交外貿部統(tǒng)計員保存。

七、催款，催證、審證、改證、催款、催證：合同簽訂后，外銷員應催客戶及時匯款或開立信用證。并在客戶匯款或開證后第一時間通知外貿部統(tǒng)計員客戶匯款的幣種、金額、匯款的款項、匯款的國家等信息。、審證：信用證開立后，由外銷員負責翻譯成中文并初審，填寫《信用證

評審記錄》交于外貿單證員。由外貿單證員負責復審。、改證：制單員復審信用證后負責提出修改意見，同時交與外銷員負責和

客戶聯(lián)系修改信用證。

八、匯款證明：、客戶如用現(xiàn)金電匯的，外銷員負責讓客戶及時將匯款證明到公司。、客戶如用信用證的，客戶開證后，由外銷員負責將信用證文本傳真至公司。九、通知生產：、外貿跟單員收到外銷員的合同后，就與技術部聯(lián)系確認做圖制單需要的時

間，與計劃科聯(lián)系確認機器生產需要的時間，與外貿包裝組確認包裝需要的時間。與單證員聯(lián)系確認船期及運費等事項。并將上述情況報于外銷員。2、駐外外銷員根據(jù)跟單員匯報的情況，結合客戶的付款情況和對到貨時間的要

求，確定好下生產通知的日期、裝箱的日期、發(fā)船的日期、將上述日期書面?zhèn)饔诟鷨螁T。、跟單員憑上述的日期證明，《合同》《合同評審記錄》、匯款證明、信用證和

《信用證評審記錄》方能制《外貿出口聯(lián)系單》。、《外貿出口聯(lián)系單》發(fā)放之后不允許隨意改動。有特殊情況必須要更改的，

需要經(jīng)外貿部經(jīng)理同意，并按外貿質量事故處理，填寫《外貿質量反饋表》，并做出相應處理。

十、訂船：、單證員按外銷員書面通知的時間定船。、外銷員和跟單員在情況有變動的時候，要及時通知單證員更改船期。十一、裝箱開票、包裝組在規(guī)定的時間內完成包裝工作，單證員按外銷員書面規(guī)定的時間聯(lián)系

貨代裝集裝箱，跟單員負責裝箱時的記號工作。、裝箱完畢后，跟單員負責通知外銷員貨物的裝箱日期及發(fā)船日期，并與外銷

員確認好真實的開票價格，督促外貿統(tǒng)計員開銷售票。

十二、安裝、貨物到港后，駐外外銷員將到港的日期、用戶提箱的日期、及派安裝工到客

戶家的日期、安裝天數(shù)，試車日期、試車情況、安裝工離開日期等信息在最快的時間內報于跟單員，跟單員記錄后報于外貿部經(jīng)理。、外銷員在簽訂合同時跟客戶對安裝工的安裝時間、待遇等問題規(guī)定清楚。3、結合客戶的提貨時間，安裝時間要求等，提前跟公司聯(lián)系定好具體的安裝人

員，并發(fā)邀請函。、跟單員根據(jù)外銷員的要求，聯(lián)系安裝隊，確定好安裝人員，并協(xié)助辦理簽證

等出國手續(xù)。按外銷員的要求的時間安排安裝人員出國。

十三、反饋回訪、安裝工安裝完畢后，由外銷員負責跟客戶聯(lián)系，按《外貿用戶反饋表》中的

內容向客戶提出詢問，按客戶真實的意思填寫《外貿用戶反饋表》。并測算出顧客滿意度。、客戶有反饋意見的（包括意見、建議和表彰），要及時填寫出《外貿質量反

饋表》交公司查出原因，并做出處理。并及時反饋給客戶。、外銷員每年年底時將所負責的客戶進行調查，并填寫《外貿客戶質量反饋

表》。測出顧客滿意度。

十四、本規(guī)定為暫行規(guī)定，從201*年9月1日起正式執(zhí)行。在以后的工作中根

據(jù)實際情況進行修補。蘋樂集團外貿部201*-8-25

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外貿部工作流程.交易的磋商：交易的磋商包含有詢盤、報盤、還盤及接盤四個環(huán)節(jié)。在這四個環(huán)節(jié)中我們應該做到：）做客戶檔案(客戶編號、客戶編碼、客戶檔案編號、客戶基本信息,處于供應鏈中的位置,年采購能力,銷售區(qū)域等;以及所詢問產品的規(guī)格、質量要求、數(shù)量及我司是否能夠生產)，記錄并存檔。）以統(tǒng)一的格式對外報價（見附件）。所有的報價單由各區(qū)業(yè)務員整理，經(jīng)區(qū)域及部門經(jīng)理確認后方可對外統(tǒng)一報價；特殊價格或特殊付款方式需得到總經(jīng)理書面批準后，方可對外報價。3）做詢盤的回復時，原則上，在24小時內給予客戶答復；特殊情況需要商量的，在24小時內不能提供準確信息的，需向客戶說明我們會在什么時間內給予回復。）在正式接盤之前，必須要明確貨物的品名、型號、數(shù)量、交貨期、起運港、到達港、包裝要求、付款方式、質量要求及柜型等。5）形式發(fā)票編號規(guī)則：

（1）自營部分：公司代碼（ZT）+年份的后兩位數(shù)+-+公司自營部分總訂單數(shù)+客戶代碼+月份兩位數(shù)+此客戶今年的訂單總數(shù)。如：ZT08-083HBG1104，其中ZT代表浙江中臺工具有限公司，08代表201*年，083代表自營部分第83票訂單，客戶代碼為HBG，11代表11月份訂購的，04代表HBG今年訂購的第四票訂單。

（2）代理部分：代理公司代碼（HW）+年份的后兩位數(shù)+-+公司代理部分總訂單數(shù)+客戶代碼+月份兩位數(shù)+此客戶今年的訂單總數(shù)。如：HW08-049MUR0906，其中HW代表臺州海外責任有限公司（如有客戶指定的代理公司則編指定，08代表201*年，049代表代理部分第49票訂單，客戶代碼為MUR，09代表9月份訂購的，06代表MUR今年訂購的第六票訂單。.業(yè)務審核：）業(yè)務員收到客人的訂單后，填寫信息訂單記錄或特殊合同評審表（見附件）。2）對信息訂單記錄或評審表上的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。3）合同審批需附上客人的訂單的COPY件及客人對產品的詳細要求。）對產品的品名、型號、規(guī)格、數(shù)量、價格、金額、裝箱尺寸、毛凈重、交貨期、產品的顏

色要求、相關零部件要求、客戶的特殊要求及付款方式進行審核，并在《合同評審一覽表》臺帳中給予記錄。由業(yè)務員簽字后交由部門負責人審批，并交至財務審批。）常規(guī)產品交貨期：30~45天，如采用信用證的交貨期延長至60天；特殊產品或不常規(guī)或不

經(jīng)常做的產品的交期：60天。）如訂單金額較大；有傭金或折扣等條款的，要經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。.評審時間要求：常規(guī)合同，自接到合同起24小時內審核完畢。特殊合同，填寫《特殊合同評審》記錄，

交由相關部門進行評審，期限為三天。.對已評審的合同，由業(yè)務員在合同上簽字并蓋上浙江中臺工具有限公司合同章，以傳真或E-mail的形

式發(fā)給客戶以示確認。對于客戶要求以正本確認的合同，評審人員必須將正本合同寄給客戶。并在《快件發(fā)送記錄》中予以記錄。.明確生產要求：各業(yè)務員收按銷售訂單的要求將生產要求明確，在確定了具體船期并滿足下列情況方

可下達生產任務通知單。）L\/C：通常在交貨期之前一個月確認L\/C已經(jīng)收到，收到L\/C后應由業(yè)務員和單證員分別審核信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期是否接受，是否存在軟條款，是否有特殊要求及其它問題，如有疑問，業(yè)務員應立即和客人聯(lián)絡，需要改證的請客人立即改證；填寫信用證審核記錄表。）T\/T：采用30%預付的客戶，必須確認客人的訂金已經(jīng)收到。記錄收款金額、時間及責任人。3）D\/P，D\/A或后T\/T：采用此種方式的客戶，必須由部門負責人或總經(jīng)理同意并簽字確認。.業(yè)務交接：業(yè)務員將銷售訂單及信息訂單記錄或產品要求評審表在客人確認以后交給跟單員。填寫《合

同交接情況一覽表》記錄。雙方人員簽字確認。同時將銷售訂單各COPY一份給單證、內務（作銷售

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統(tǒng)計）、財務。.下生產任務通知單：制單員將按照已評審的合同編制《生產任務通知單》。將編制好的《生產任務通知

單》交由相關業(yè)務員及部門經(jīng)理審核及復核。將已復核完畢的《生產任務通知單》打印，交至計劃部門審核。填寫《生產任務通知單交接情況一覽表》記錄。雙方人員簽字確認。.計劃部審批：計劃部按照要求對生產任務通知單進行審核。期限為自接到《生產任務通知單》起8小

時內審核完畢，將準確的生產日期填寫在《生產任務通知單》上，并返回至銷售部。.返回銷售部：制單員接到計劃部返回的《生產任務通知單》后，檢查《生產任務通知單》上的各項要

求是否可以滿足，并將相應的結果通知各業(yè)務員。

A、按期完成生產的，由制單員填寫《合同執(zhí)行情況一覽表》，由業(yè)務員和制單員共同對生產部

生產進度進行監(jiān)督；

B、不能按期生產的，制單員填寫《生產任務通知單變更》記錄，交給業(yè)務員，業(yè)務員接到通

知后與相關方進行溝通，執(zhí)行并填寫《合同更改情況一覽表》程序。將已審核完畢的生產任務通知單復印一式兩份，原本留存，副本一份交給計劃部，另一份交給包裝設計人員。并由相關責任人在記錄單上簽字。.包裝設計與制作：）采購人員負責制作《合格供應商名錄》，對供應商進行評定，填寫《供方評定記錄表》。存

檔。）定期對供應商評價。向出現(xiàn)質量問題及交貨不及時的供應商發(fā)出《限期整改通知單》限期

整改，視質量、交貨及服務等情況對供應商重新評價。填寫《供方業(yè)績評定表》。3）接到生產任務通知單后，按照生產任務通知單的要求制作包裝。）制作包裝〈采購訂單〉之前，業(yè)務員需通知設計人員并與設計人員一起將〈包裝作業(yè)指導

書〉制作完成。將制作好的〈包裝作業(yè)指導書〉交給采購，且電子與紙質存檔備查。（201*-7-9）5）常規(guī)包裝：應立即以《采購訂單》通知供應商按照要求生產。）非常規(guī)包裝（新客戶、新產品、新品牌或原有包裝風格或參數(shù)更改等）：

A．如客戶提供菲林片的，采購應立即以《采購訂單》通知供應商打樣確認或生產；B．如客戶提供設計稿的，采購應立即以《采購訂單》通知供應商設計或打樣；C．如客戶只提供品牌的需我司設計的，業(yè)務應立即將客戶品牌以及品牌的風格發(fā)給設

計人員并通知設計人員設計。包裝設計時間不得超過2天；

D．將設計好的設計稿交給相應的供應商，讓供應商確認包裝印刷的可能性、適用性與

方便性，并讓供應商填寫〈包裝印刷可能性確認報告〉回傳至公司存檔備查；E．將經(jīng)由供應商確認的設計稿或打樣稿交由業(yè)務員發(fā)給客戶確認�？蛻舸_認時間周期

不得多于10天，特殊情況附情況說明。如客戶長時間不確認包裝的，業(yè)務員有責任且有義務通知客戶產品交貨期將在客戶確認包裝之后15天；同時業(yè)務必須通知相關人員機器必須在包裝確認后才能生產。

F．客戶確認完畢后，立即通知供應商在接到通知后七天內生產完畢。供應商接到通知

后，在24小時內將《采購訂單》蓋章或簽字回傳（特殊情況除外）。G．采購填寫《采購訂單確認記錄》。

H．供應商在印刷之前，必須將印刷稿發(fā)回公司確認，唯有確認過的包裝才能予以印刷，

否則由此造成的錯誤或損失將由個人承擔，公司一概不負責任。

包裝設計注意事項：

A）所有的參數(shù)、認證標志必須符合公司的認證證書標準；

B）對于沒有認證的產品，在產品包裝上不得出現(xiàn)任何認證標志，且參數(shù)要符合公司的規(guī)定；

C）如果客戶堅持要用客戶的參數(shù)，可以讓客戶自己提供證書給我司，以備相關單位或

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個人查詢；

D）涉及到注冊商標的圖案或品牌，必須在拿到客戶的商標注冊證及客戶的授權書后才能進行后續(xù)設計與生產；

E）參照認證部門提供的認證產品一覽表中相應的規(guī)定。）《采購訂單》上要求有制單、審核、生產、檢驗，制單人簽字后交由相應業(yè)務員簽字。新

客戶或新產品或第一次印刷的包裝檢驗工作由包裝設計人員負責確認簽字；常規(guī)包裝檢驗工作由包裝采購人員負責確認簽字，如確認不了的交由相關人員確認并簽字。對于已經(jīng)確認好的包裝，包裝設計人員負責建立《包裝檔案》，并在存檔的包裝上注明確認日期、存檔日期、客戶名稱、責任人。）編制《包裝資料到廠計劃》，通知倉庫，《包裝資料到廠計劃里》含有合同號、生產廠家、

品名、型號、數(shù)量、下單日期、到達日期等。雙方簽字。）對于檢驗不合格的包裝，根據(jù)檢驗提供的《不合格產品記錄》填寫《糾正與預防措施處理

單》發(fā)給供應商，與供應商協(xié)調并限期整改。記錄。10）將協(xié)調的結果通知相關部門保證供應物資及時到位。）原則上，所有的包裝輔料須提前交貨期三天到達工廠倉庫，并經(jīng)由檢驗簽字確認包裝是否

可行。如未能如期到達，必須書面說明原因。）制作包裝輔料檔案，按客戶、供應商、類別、品牌、訂單等進行歸類。包括：外盒、內盒、

刀模、包裝、鉆頭及其它。存檔。.訂單更改：）當實際發(fā)生與合同\/訂單不一致導致原合同\/訂單數(shù)量、交貨期、技術要求等進行更改時，執(zhí)

行訂單更改程序；）屬本公司提出要求修改的，業(yè)務人員及時與顧客聯(lián)系協(xié)商，達成一致之后，簽訂《合同\/訂

單更改通知單》；屬顧客提出修改的，對客戶修改的部分重新評審，填寫《合同\/訂單更改評審表》，在《合同評審一覽表》中予以記錄，簽訂《合同\/訂單更改通知單》；）制單員根據(jù)簽訂的《合同\/訂單更改通知單》，制作《生產任務通知更改單》，執(zhí)行《生產任

務通知單》審核與發(fā)放程序，并將原《生產任務通知單》收回，蓋作廢章。.車間生產：）各業(yè)務員在機器生產之前10天內以《生產確認單》的形式與客戶確認機器生產具體日期；2）以《交貨確認單》的形式與客戶確認具體交貨日期；）如機器不能如期生產，以《延遲生產\/交貨確認單》的形式與客戶確認生產交貨日期；4）車間應在銷售部規(guī)定的時間內、包裝到位后開始生產機器；）車間在生產之前應詢問銷售部跟單員此票是否還有什么變化；跟單員及時通知業(yè)務員，此

票已經(jīng)安排生產，由業(yè)務員親自到現(xiàn)場跟蹤生產，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，確保產品質量、數(shù)量及交貨時間。.車間包裝：包裝人員確保產品包裝按質按量、提前生產日期兩天將所有包裝物調到位，對包裝本身的

質量負責，并責令倉庫及時清點，并將清點單據(jù)簽字后交到銷售部，包裝人員負責跟蹤。確保車間包裝順利進行。14.驗貨：）任何時候都不能出現(xiàn)驗貨員到工廠后機器還沒有包裝或機器沒有生產完畢的情況。2）跟單根據(jù)訂單要求統(tǒng)籌安排驗貨計劃表，各業(yè)務按照此驗貨計劃表驗證包裝情況后通知客

戶驗貨。）客戶來公司驗貨的前兩天，業(yè)務必須與相關人員核實機器包裝是否完成。如果沒有完成，

則確定一個具體的驗貨日期并通知客戶何時到工廠驗貨。）公司成品驗貨員及時對正在包裝的產品或包裝完畢的產品驗收，并出具《成品出廠驗貨報

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告》。）如果是客人自己或是客人指定的驗貨公司來驗貨，跟單員必須在產品生產之前一周通知客

人何時來我司驗貨，并將確定的驗貨時間通知生產部及品質部。）如果是客人指定的第三方驗貨公司來驗貨，跟單員必須在產品生產之前或交貨期之前二周

與驗貨公司聯(lián)系，預約驗貨時間，并將確定的時間通知生產部及品質部。在跟單記錄上注明驗貨時間并填寫《驗貨通知單》。）客戶驗貨時，最好由業(yè)務陪同一起驗貨，及時掌握驗貨情況。）客戶驗貨結束，業(yè)務須及時與驗貨人員溝通驗貨情況，并索要驗貨報告。如驗貨結果是肯

定的，業(yè)務通知單證、船務繼續(xù)后續(xù)工作；如驗貨結果有待于商定的，業(yè)務與驗貨人員及時溝通，達成共識。.制備基本文件：）業(yè)務在訂單確認后將相關基本單據(jù)（包括ProformaInvoice,PackingList）交給單證員,；2）告知單證客戶需要何種單據(jù)，以《交單單據(jù)記錄》書面通知，并有雙方簽字確認。3）單證按照業(yè)務提供的資料將外銷合同、商檢、報關、保險、產地、財務及客人清關等單據(jù)

在合理的時間內做好并交至相應單位及人員，做好記錄，填寫《正式單據(jù)交接一覽表》并有相應人員簽字確認。.商檢：）對于國家法定商檢的商品，單證在交貨期之前一個星期將商檢單證做好交給辦證員，并督

促辦證員將商檢及時辦好。）辦證員應了解國家政策、法規(guī)及與產品相關的進出口規(guī)則，定期宣傳與講解。）因公司委托報關行報關，不同的貨代有不同的報關行，每個報關行對一些產品的HS編碼的

認識不盡相同，單證員在做單證時應先咨詢相關的報關行，貨物的HS編碼是否正確。4）每票貨輸入商檢之前，辦證員必須與相關部門或個人確認產品一致性，有必要的情況下，

親臨現(xiàn)場指導。但必須要保證，所報貨物與現(xiàn)行的法律法規(guī)、出入境檢驗檢疫及產品本身的屬性相吻合。）定期輔導與商檢工作有關但對商檢沒有認識的人員。6）確保商檢操作系統(tǒng)正常運行，定期對商檢系統(tǒng)進行維護。

備注：1）為了準確有效地提供商檢換證憑條，公司或外貿公司單證員必須將相應的商檢資料于

產品包裝完成日期之前三至四天提供給辦證員，以便辦證員方便、快捷、順利地辦理商檢；2）提供后的單據(jù)要真實有效，不得隨意更改；3）商檢換證憑條將于包裝完成之后至少二天時間才能提供，請各業(yè)務員在核算交期時務必要考慮進去；4）商檢換證憑條的有效期為二個月，請業(yè)務、儲運與船務把握有效時間。（201*-7-11）.租船訂倉：）如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款，通�？腿藭�指定運輸代理公司或船公司。2）訂單確認后，業(yè)務與客戶確認貨代或船公司的相關信息。并將信息傳達給單證。3）單證拿到相應的資料后，將貨代或船公司資料存檔。）單證盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況。）單證確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。

并將準確的工廠發(fā)貨或拖柜日期（不是船期）通知跟單。）應在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知（SHIPPINGORDER），通常在開船一周前

拿到定倉紙。）如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經(jīng)比

較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。

第4頁共9頁46\/2\/201*外貿部工作流程）如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解

截關時間，入倉報關要求，等內容。）向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內容，

以避免差錯。.安排拖車及出貨：）貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的

公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書\/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等）制作一份《裝車資料》給跟單，列明裝柜時間、柜型、品名、數(shù)量、毛凈重、訂倉號、訂單

號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。）要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨

數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。4）業(yè)務員須將裝貨的過程、集裝箱號碼、封條號碼、車牌號碼及整個車型拍照。對特殊訂單的，

須留存一臺樣機備查，做《裝船樣封存》記錄。.委托報關：在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給

報關留出兩天時間（船截關前）。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。20.保險：）按CIF條款成交的貨物，我方需向保險公司投保。投保時應填制投保單和支付保險費（保險費＝保險金額×保險費率），并隨附商業(yè)發(fā)票，保險公司憑以出具保險單。值得注意的問題有：（1）投保險種和費率（2）保賠地點（3）保賠金額，一般情況下是按合同金額的110%投保。但有的客戶會有不同的要求，此時需按客戶的要求對貨物投保。（4）保險日期，至少為裝船日期的前一天。.索取預錄單：在正式報關之前，單證員及時向報關行索取預錄單進行核對，并將預錄單COPY一份給

財務，以便財務申報核銷。22.獲取正本運輸文件：）最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按照L\/C或客

人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等）督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。

如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本3）及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做記錄。.準備其它文件：）商業(yè)發(fā)票：L\/C要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L\/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L\/C上對發(fā)票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。）FORMA原產地證書：FORMA原產地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L\/C的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關單，提單等文件。經(jīng)香港轉運的貨物，F(xiàn)ORMA證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。）一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發(fā)貨之后不太長

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的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。4）裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時L\/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。）裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。.交單：）采用L\/C收匯的，應在規(guī)定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，

才交銀行議付。）采用后T\/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正

本及其他文件寄給客人。）如果前T\/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即

寄正本提單給客人。）采用D\/P或D\/A的，備齊全部單證并嚴格審核，確保沒有錯誤，交由銀行托收。采用此種

方式值得注意的是客戶咨信必須要好。咨信不好的客戶，即使單證本身完美無缺，仍然要冒著客戶拒絕付款，而不得不把貨物賤賣或返運回國內的風險。）無論采取何種付款方式交單的，單證員必須在得到業(yè)務員書面確認后方可交單。）業(yè)務員的書面確認包括：貨款是否收齊、正確的交單地址、遞交何種單據(jù)等。單證須將此

書面確認存檔。.業(yè)務登記：每單出口業(yè)務在完成后要及時在《客戶交易記錄》上做登記，包括電腦登記及書面登記，

便于以后查詢，統(tǒng)計等。.文件存檔：將登記好的每單業(yè)務連同涉及到的相關資料（含郵件記錄）與客戶檔案一起存放在檔案柜

中備查。并將檔案編號。27.收匯：）除前T\/T以外的所有付款方式，各業(yè)務員必須在規(guī)定的時間內將貨款收回，并將客戶付款

的水單打印一份并COPY給內務和財務各一份。記錄。）業(yè)務員將貨款的收款日期及收款金額填寫進《客戶交易記錄》備注一欄。注意事項：外匯管理局相關規(guī)定）為完善企業(yè)貨物貿易出口收匯管理，加強出口交易與收結匯的真實性及其一致性的核查，

自201*年7月14日起，外匯管理局對出口收結匯實施監(jiān)管；）出口收結匯核查系統(tǒng)分為一般貿易、進料加工貿易、其它貿易、來料加工貿易、預收貨款、

無貨款報關等；）所有貿易項下收匯款全部要先入待核查帳戶；）為方便銀行及時入帳及申報，各業(yè)務員需提供一份清單，注明合同號、貨幣金額、匯出方

國別、匯款人名稱、款項性質，并附合同；7）通知客戶匯款時在匯款附言中寫明“goods”.帳目整理與核對：統(tǒng)計負責對外貿部發(fā)生的所有業(yè)務往來的帳目（包括貨物發(fā)出、應收帳款、收款及

發(fā)票等）登記與核對，并于每月4日之前上交公司財務。務必保證往來帳目準確、及時。.售后服務：前期的所有工作包含交易的磋商、備貨、租船訂倉及收匯核銷已經(jīng)完成，好像我們的工作

也已經(jīng)結束。其實不然，我們的工作才剛剛開始，且售后服務是銷售工作中至關重要的一環(huán)。如果售后服務工作沒有做好，就會導致客戶沒有后續(xù)訂單，甚至客戶的流失。30.顧客信息的收集、分析與處理）業(yè)務員負責監(jiān)視顧客滿意與不滿意信息。

第6頁共9頁66\/2\/201*外貿部工作流程）對顧客以面談、電話、傳真、郵件及信函等方式進行的咨詢、提供的建議，由業(yè)務員解答、

記錄和收集；暫時未能解答的，要詳細記錄并與相關部門研究后予以答復。）各業(yè)務員利用外出的各種活動，及時掌握市場動態(tài)和顧客需求動向，通過各種展會，積極

與顧客溝通，收集有關信息及時反饋給公司有關部門。.顧客投訴處理）每季度向各地經(jīng)銷商（老客戶）發(fā)出《銷售情況反饋表》，要求填寫銷售、質量等情況及顧

客意見和建議等，依此匯總整理出《售出成品質量報告》，傳遞給品質部，由品質部組織原因分析，視情況發(fā)出《糾正和預防措施處理單》，責成有關部門采取糾正或預防措施，并跟蹤實施效果。將實施的結果反饋給顧客。）負責有效地處理顧客投訴，填寫《顧客投訴記錄》，及《顧客投訴及不合格分析處理報告》

相關內容并傳遞給相關部門加以解決，跟蹤實施效果，將實施的結果反饋給顧客。.顧客滿意程度調查）每年年底，向顧客發(fā)送《顧客滿意程度調查表》，調查顧客對公司產品、服務的滿意程度，

收集相關意見和建議；調查表的回收率爭取達到80%以上，以便于統(tǒng)計分析。）對上述調查表進行統(tǒng)計分析，確定顧客的需求與期望，及公司需改進的方面，得出定性（形

成資料）或定量（如產品損耗率、顧客投訴率、退貨率等）的結果。當定量數(shù)據(jù)接近或低于控制下限時，應采用因果圖或排列圖尋找主要原因，發(fā)出《糾正和預防措施處理單》給責任部門，采取相應的糾正、預防措施，并監(jiān)督實施效果。.顧客檔案的補充）客戶編號及編碼。編號規(guī)則：ZT080001共8位數(shù)。其中ZT代表中臺；08為201*年（20年為09，201*年為10，以此類推）；0001為客戶的編號，編號不分先后，編號一直累加，如201*年第一個客戶編號則為：ZT090×××，三個×則是總的客戶數(shù)。編碼規(guī)則：CNJHQ8共6個字母。其中前兩個字母為國家代碼，如CN代表中國，IN代表印度，RU代表俄羅斯；第三個字母代表客戶所在城市的第一個字母；后三個字母為客戶公司代碼，不夠的用數(shù)字8代替。）客戶檔案編號編寫規(guī)則同客戶編號的編寫規(guī)則，但需在ZT后加上字母D，后續(xù)編號相同。

依據(jù)《客戶交易記錄》上的順序依次存放記錄。）將客戶訂購的每批產品相關重要信息補充完畢，如合同號、品名、型號、數(shù)量及金額。4）填充客戶的反饋信息及客戶的相關要求。5）及時更新客戶檔案。.客戶檔案建立辦法）客戶檔案2）報價一覽表3）報價單）訂購產品一覽表）每票合同交易完成后，填寫《客戶交易記錄》。6）保存記錄必須有：

a)形式發(fā)票O(jiān)R合同（必須具有供需雙方的授權委托人簽字和公司印章及簽定時間）b)信息訂單記錄（一般合同）、產品要求評審表（特殊合同）c)信用證（付款方式為信用證的）d)信用證審核表e)生產任務通知單f)

包裝生產任務通知單g)包裝跟蹤記錄

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h)合同更改評審表（如合同要求發(fā)生變更）i)j)l)

訂單更改通知單

成品出廠檢驗報告（含出貨圖片或出貨樣機）商業(yè)發(fā)票

k)訂倉單m)裝箱單n)商檢換證憑單o)C\/O或FORMAp)保險單（CIF條款）q)發(fā)貨清單r)

出貨圖片（圖片拍攝的方式為：1、外紙箱2、打開外包裝拍內包裝排列3、內包裝4、塑（鐵）盒5、打開塑（鐵）盒6、機器7、電線8、插頭9、說明書10、商標11、鉆頭12、其它。將這些圖片按順序排列在Word文檔上用彩色打印機打出）s)裝船通知t)

報關單u)提單

v)進倉單（散貨）w)海運費及包干費發(fā)票

x)客戶付款單據(jù)（含客戶付至代理公司、代理公司付給我司）

y)此票的注意事項，如：質量要求、顏色要求、付款要求、裝柜要求及其它。7）銷售情況反饋表8）售出成品質量報告9）顧客滿意程度調查表10）顧客投訴記錄）顧客投訴及不合格分析處理報告12）糾正與預防措施處理單13）客戶回訪記錄14）客戶服務記錄.客戶動態(tài)分析）單位客戶銷售動態(tài)坐標分析

a)

橫坐標為時間（以月份為單位）：縱坐標為銷售額（以萬元為單位可根據(jù)與客戶每筆交易時間間隔的密集程度及每次額度的大小，確定橫縱坐標的基本單位量）；

b)c)d)

根據(jù)交易發(fā)生的時間與金額（量）在坐標中標出每次交易的交點；將各交點連線，則構成了某客戶銷售動態(tài)分析圖。

*圖例分析：1、由各交點間水平距離可看出客戶購貨周期變化：2、由各交點問垂直距離可看出客戶單次購貨額度變化；3、觀察各交點連線可了解與客戶合作的進展變化：4、連續(xù)兩個以上年度的坐標圖放在一起，可以讀出該客戶對本公司產品的采購規(guī)律。

e)

意義：管理者可通過坐標曲線的走勢，結合市場反饋信息，及時尋突變化的原因，發(fā)揚優(yōu)勢，改善不足、提高對客戶的服務水平。）單位客戶資信動態(tài)坐標分析

a)橫坐標為時間（以天數(shù)為單位）,縱坐標為對客戶的銷售次數(shù)；

b)根據(jù)每次回款天數(shù)在圖中描出交點；不完全回款可在交點上方以X％標識：c)將各交點連線，構成某客戶資信動態(tài)分析圖。

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d)圖例分析：實點間連線是相對直線上升趨勢，表明該客戶對本企業(yè)付款時間穩(wěn)定，連

線左趨表示付款時間在縮短，連線右起則延長。

e)意義：對單位客戶資信變化的直觀了解�？梢越Y合市場反饋的其他信息。及早知道該客

戶的資信變化趨勢及對本企業(yè)的合作態(tài)度，對資金風險的防范有重要意義。）公司客戶發(fā)展動態(tài)坐標分析

a)橫坐標為時間（以月份為單位）；縱坐標為客戶量（以家為單位）：b)根據(jù)各月份現(xiàn)有客戶量用黃色描出交點：

c)各交點用黃色連線構成客戶總量動態(tài)分析圖（X線）；

d)各月末根據(jù)該月客戶減少量用紅色描出交點用紅色連線，構成客戶減少量動態(tài)分析圖

（Y線）：

e)各月未根據(jù)該月新開拓客戶量，用綠色描出交點，用綠色連線，構成客戶增加量動態(tài)

分析圖（Z線）。

f)圖例分析：1、X線上升趨勢顯示企業(yè)在市場上客戶增加情況，X線下降則代表客戶

量在減少，要注意分析企業(yè)產品質量、營銷人員穩(wěn)定性、產品生命周期等變化的原因：2、Y錢可以清楚地顯示企業(yè)客戶損失量及速度，據(jù)此分析自己企業(yè)售后服務水平等客戶維護的能力：3、Z線可以看出每月客戶增加量及速度，據(jù)此分析本企業(yè)的市場拓展能力。

g)意義：客戶資源的變化是企業(yè)市場運作能力變化的窗口，通過坐標中的三條曲線，管

理者能夠宏觀地7解銷售與回款以外的本企業(yè)市場競爭能力。這些，恰恰是企業(yè)未來致勝的基本要素。）A類客戶發(fā)展動態(tài)坐標分析

“企業(yè)80％的銷售額產生于20％的客戶”，許多企業(yè)將對本企業(yè)產品銷售額較大、信譽好的客戶設定為A類客戶，讓更多的客戶成為A類客戶，是業(yè)績提升的有效途徑之一。a)橫坐標為時間（以月份為單位）：縱坐標為A類客戶量（以家為單位）

b)設定本企業(yè)A類客戶標準。凡達到此標準的則可列入A類，不符合標準的淘汰為B類、C

類：

c)月末將A共客戶總量在坐標中描出交點，將各月交點連線，構成A類客戶發(fā)展動態(tài)分析

圖。

d)圖例分析：1、從各交點可以直觀地看出全年各月A類客戶的基本數(shù)量。2、連線呈上

升趨勢表明A類客戶在增加，企業(yè)與客戶合作能力與市場挖潛能力強，企業(yè)發(fā)展穩(wěn)�。撼氏陆第厔輨t要及早分析A類客戶減少的原因，采取有效措施，以阻止企業(yè)業(yè)績下滑。e)意義：營銷管理者透過A類客戶發(fā)展動態(tài)分析圖可以清楚地了解本企業(yè)市場營銷核心客

戶群的變化，對競爭策略的檢討與調整有重要意義。.其它

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