駐外辦事處日常行政管理及工作制度

駐外辦事處日常行政管理及工作制度

為適應(yīng)公司的發(fā)展需要，加強(qiáng)辦事處的運(yùn)營(yíng)管理，整合公司有效資源，使辦事處的工作規(guī)范化、制度化，特制定本制度，凡駐外辦事處、駐外人員的管理，均應(yīng)遵守本制度。

1、考勤管理：駐外辦事處由于遠(yuǎn)離企業(yè)本部，其日常活動(dòng)游離于公司視線(xiàn)之外，因此，作為管理體系中的考勤管理尤其重要，它是駐外機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作順利、有序開(kāi)展的保障。駐外辦事處的考勤一般以企業(yè)的相關(guān)考勤制度為基準(zhǔn)，行政辦公人員遵循朝九晚五的考勤模式，營(yíng)銷(xiāo)人員或外務(wù)人員按照月度工作計(jì)劃表進(jìn)行考勤。上班時(shí)間開(kāi)始后30分鐘內(nèi)到崗為遲到，上班時(shí)間60分鐘后到達(dá)或下班時(shí)間超過(guò)30分鐘前離崗為曠工，并對(duì)遲到、早退或曠工按公司規(guī)定予以處罰。對(duì)于請(qǐng)休假方面，請(qǐng)休假要填寫(xiě)請(qǐng)假單，履行正常請(qǐng)休假流程，對(duì)于無(wú)故超假、或不及時(shí)銷(xiāo)假，不以程序操作者，予以曠工或罰款處理，以維護(hù)制度的權(quán)威性。

2、資料管理：駐外辦事處在設(shè)立后，會(huì)收到企業(yè)本部發(fā)來(lái)的各種各樣的文件和資料，對(duì)于這些資料，作為駐外機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，要安排行政人員定期進(jìn)行檢查和整理，確保公司資料、文件的完整與有序性，保證資料查詢(xún)的快捷、方便、及時(shí)和準(zhǔn)確，并對(duì)文件資料進(jìn)行分類(lèi)管理，如月度計(jì)劃、月度報(bào)告、相關(guān)報(bào)表、往來(lái)傳真件、總部資料、日常報(bào)表、審批報(bào)表等，便于領(lǐng)導(dǎo)的審查，如發(fā)現(xiàn)管理不善者，將要求立即改正。駐外機(jī)構(gòu)資料要制定查閱流程，并不得給無(wú)關(guān)人員查看，特別是有關(guān)企業(yè)戰(zhàn)略、新品研發(fā)、薪酬體系、客戶(hù)檔案狀況等資料，要做安全保存，有相關(guān)內(nèi)容的電腦要設(shè)置屏保密碼和開(kāi)機(jī)密碼，機(jī)密資料要設(shè)打開(kāi)權(quán)限密碼，違反規(guī)定者，要根據(jù)情節(jié)輕重，給以警告或相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰。此外，駐外機(jī)構(gòu)工作人員，除非工作需要，在工作時(shí)間內(nèi)不得瀏覽與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)站，若違反規(guī)定，要給根據(jù)公司制度給予相應(yīng)的罰款處理。

3、財(cái)產(chǎn)管理：駐外辦事處由于工作需要，須購(gòu)置各種辦公及生活設(shè)備甚至自行采購(gòu)一些商務(wù)禮品，這些物品都屬于企業(yè)財(cái)產(chǎn)，因此，任何員工都要愛(ài)護(hù)和珍惜，不得隨意破壞，駐外辦事處設(shè)立后，所有財(cái)產(chǎn)都要填寫(xiě)《財(cái)產(chǎn)清冊(cè)登記表》，并傳真回公司存檔。各駐外辦事處負(fù)責(zé)人為財(cái)產(chǎn)責(zé)任人，富有對(duì)財(cái)產(chǎn)的保管和監(jiān)護(hù)權(quán)，對(duì)于損壞財(cái)產(chǎn)的行為，要追究財(cái)產(chǎn)負(fù)責(zé)人的責(zé)任，財(cái)產(chǎn)負(fù)責(zé)人也可以相應(yīng)追究下屬當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。對(duì)于駐外機(jī)構(gòu)財(cái)產(chǎn)的后期維護(hù)費(fèi)用，納入營(yíng)銷(xiāo)管理費(fèi)用。如駐外機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人工作調(diào)動(dòng)，可以將財(cái)產(chǎn)責(zé)任轉(zhuǎn)移給下任或授權(quán)人，公司對(duì)原財(cái)產(chǎn)負(fù)責(zé)人進(jìn)行財(cái)產(chǎn)離任審計(jì)，并要求移交雙方列明財(cái)產(chǎn)清單及使用狀況并簽字確認(rèn)。虛報(bào)財(cái)產(chǎn)、虛報(bào)物品、促銷(xiāo)品、辦公用品價(jià)值者，經(jīng)查處，要處以虛報(bào)數(shù)額數(shù)倍以上罰款，嚴(yán)重者予以免職。4、辦公管理：駐外辦事處作為企業(yè)在外設(shè)置的一個(gè)“窗口”，代表著公司的形象和風(fēng)貌。因此，作為駐外辦事處的所有人員都要在精神狀態(tài)、言談舉止、服飾禮儀等方面，處處展示企業(yè)良好的素養(yǎng)。駐外辦事處的辦公場(chǎng)所要保持干凈整潔，并不得隨意留宿企業(yè)規(guī)定以外的人員住宿，違反者要予以經(jīng)濟(jì)處罰，辦公人員上班期間，要衣冠整潔、儀表端莊，工作時(shí)間內(nèi)不能穿拖鞋、睡衣、聽(tīng)歌、玩游戲、上網(wǎng)聊天、接待與工作無(wú)關(guān)的外人等。辦公區(qū)要突出，所用房子面積要占總面積的50%以上，辦公區(qū)要有明顯的辦公氣氛。駐外辦事處的人員個(gè)人手機(jī)號(hào)碼或駐外辦事處電話(huà)號(hào)碼更換時(shí)必須提前向公司本部申請(qǐng)，未獲得批準(zhǔn)而更改電話(huà)號(hào)碼導(dǎo)致公司無(wú)法聯(lián)系者，要予以重罰。

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湖南崇友電梯公司駐外分公司（辦事處）管理制度

第一章工作職能與崗位職責(zé)

一、分公司/辦事處組織架構(gòu)分公司總公司辦事處營(yíng)銷(xiāo)經(jīng)理（1人）助理（1人）營(yíng)銷(xiāo)經(jīng)理（1人）助理（1人）財(cái)營(yíng)工工營(yíng)程會(huì)銷(xiāo)程銷(xiāo)專(zhuān)代專(zhuān)專(zhuān)代員表員員表一若一一若人干人人干

一、編制設(shè)置原則：

分公司：營(yíng)銷(xiāo)經(jīng)理、營(yíng)銷(xiāo)助理、財(cái)務(wù)專(zhuān)員、工程專(zhuān)員、營(yíng)銷(xiāo)代表，其中財(cái)務(wù)專(zhuān)員由總公司委派；營(yíng)銷(xiāo)助理1人、技術(shù)專(zhuān)員1人、營(yíng)銷(xiāo)代表若干人(由分公司根據(jù)實(shí)際情況確定，有關(guān)費(fèi)用按總公司費(fèi)用分解及目標(biāo)協(xié)議書(shū)約定執(zhí)行)；

辦事處：營(yíng)銷(xiāo)經(jīng)理、營(yíng)銷(xiāo)助理、工程專(zhuān)員，可設(shè)營(yíng)銷(xiāo)代表若干人。二、分公司／辦事處工作職能

各分公司／辦事處是湖南崇友電梯銷(xiāo)售有限公司的駐外銷(xiāo)售機(jī)構(gòu)，是企業(yè)向市場(chǎng)延伸的重要窗口，其管理直屬于湖南崇友電梯銷(xiāo)售有限公司。分公司／辦事處代表公司的利益履行如下職能：

1．分公司／辦事處根據(jù)公司的年度營(yíng)銷(xiāo)方案，承擔(dān)公司下達(dá)的年度銷(xiāo)售任務(wù)，并組織銷(xiāo)售人員的二次任務(wù)分配。

2．分公司／辦事處根據(jù)公司的任務(wù)指標(biāo)，可按要求報(bào)招聘計(jì)劃，經(jīng)審批后，由總公司負(fù)責(zé)組織、招聘、培訓(xùn)所需要的營(yíng)銷(xiāo)代表。

3．分公司／辦事處負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的開(kāi)拓、客戶(hù)資源開(kāi)發(fā)和管理；

4．分公司／辦事處代表公司負(fù)責(zé)與當(dāng)?shù)乜蛻?hù)的聯(lián)系協(xié)調(diào)和銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的往來(lái)。

5．分公司／辦事處負(fù)責(zé)對(duì)所轄區(qū)域崇友電梯產(chǎn)品的售前、售中、售后服務(wù)，處理客戶(hù)關(guān)系和用戶(hù)的投訴情況。

6．分公司／辦事處負(fù)責(zé)組織、策劃、執(zhí)行公司在當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的產(chǎn)品宣傳、品牌宣傳、企業(yè)形象宣傳，提升品牌和企業(yè)在當(dāng)?shù)氐闹�名度�?/p>

7．分公司／辦事處負(fù)責(zé)對(duì)當(dāng)?shù)芈毮懿块T(mén)的聯(lián)系、協(xié)調(diào)，處理好公司在當(dāng)?shù)氐墓�共關(guān)系，確保銷(xiāo)售業(yè)務(wù)工作的順利進(jìn)行。

8．分公司／辦事處行使對(duì)公司在當(dāng)?shù)氐呢?cái)產(chǎn)的保護(hù)管理權(quán)，確保公司的財(cái)產(chǎn)、人員安全。

9．負(fù)責(zé)收集、整理、反饋當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)信息及同行競(jìng)爭(zhēng)品牌的營(yíng)銷(xiāo)動(dòng)態(tài)。10．根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，執(zhí)行和負(fù)責(zé)各項(xiàng)資金回籠、費(fèi)用結(jié)算工作。三、分公司／辦事處崗位職責(zé)(一)分公司／辦事處經(jīng)理的職責(zé)：1．對(duì)本區(qū)域銷(xiāo)售工作的管理

a.代表分公司／辦事處，接受公司分配給該區(qū)域的全年銷(xiāo)售任務(wù)，并確保如期完成。b.分公司／辦事處經(jīng)理在接受公司分配的任務(wù)后，要認(rèn)真分析研究市場(chǎng)，并對(duì)所負(fù)責(zé)區(qū)域

進(jìn)行合理細(xì)分。

c.負(fù)責(zé)作出全年銷(xiāo)售工作計(jì)劃，并對(duì)本區(qū)域的銷(xiāo)售任務(wù)進(jìn)行二次分配。將本區(qū)域的營(yíng)銷(xiāo)代

表分區(qū)域、定任務(wù)，以書(shū)面形式呈交營(yíng)銷(xiāo)管理部作為全年工作考核依據(jù)。落實(shí)二次承包方案，作為年終獎(jiǎng)金核算依據(jù)。

d.各分公司／辦事處經(jīng)理負(fù)責(zé)公司有關(guān)政策精神的傳達(dá)和安排執(zhí)行，督促本區(qū)域營(yíng)銷(xiāo)代表

的工作，定期完成公司下達(dá)的各項(xiàng)工作指標(biāo)，同時(shí)指導(dǎo)、幫助營(yíng)銷(xiāo)代表提高業(yè)務(wù)水平。e.各分公司／辦事處經(jīng)理行使對(duì)該分公司／辦事處的管理權(quán)，按有關(guān)規(guī)定統(tǒng)籌好分公司／

辦事處的營(yíng)銷(xiāo)代表的工作，負(fù)責(zé)分公司／辦事處人員的工作安排調(diào)動(dòng)。對(duì)該區(qū)域的公關(guān)費(fèi)用進(jìn)行項(xiàng)目和階段合理計(jì)劃分配。

f.管理、監(jiān)控、指導(dǎo)分公司／辦事處所有人員對(duì)公司規(guī)定的各項(xiàng)管理辦法流程的執(zhí)行，杜

絕違反公司規(guī)定及損害公司利益的違法行為發(fā)生，如有違反公司管理規(guī)定造成公司利益蒙受損失的，經(jīng)理要承擔(dān)直接管理責(zé)任和經(jīng)濟(jì)處罰。

g.負(fù)責(zé)對(duì)分公司／辦事處的各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)劃、分配、監(jiān)控，合理、公開(kāi)、公平地開(kāi)支各項(xiàng)

費(fèi)用。

h.負(fù)責(zé)對(duì)分公司／辦事處各項(xiàng)固定資產(chǎn)辦公用品管理和保護(hù)，保證公司財(cái)產(chǎn)不受損失。i.每季度根據(jù)分公司／辦事處人員的工作表現(xiàn)，進(jìn)行工作成績(jī)和業(yè)務(wù)能力的考核，填寫(xiě)“季

度評(píng)分表”，配合公司對(duì)分公司／辦事處人員的年終獎(jiǎng)金及定級(jí)考核工作。j.負(fù)責(zé)建立分公司／辦事處的銷(xiāo)售臺(tái)帳，對(duì)各經(jīng)銷(xiāo)單位的投款和提貨情況隨時(shí)檢查，嚴(yán)格

執(zhí)行現(xiàn)款現(xiàn)貨的政策。

k.每月必須組織駐外人員召開(kāi)一次業(yè)務(wù)會(huì)議，并負(fù)責(zé)組織營(yíng)銷(xiāo)代表按時(shí)完成“本月工作總

結(jié)、下月工作計(jì)劃”，以及所有公司要求反饋的各項(xiàng)報(bào)表。l.負(fù)責(zé)對(duì)分公司／辦事處電梯詢(xún)價(jià)及合同修改等各項(xiàng)事務(wù)的銜接、溝通工作，做好每單項(xiàng)

目策劃。

m.負(fù)責(zé)對(duì)分公司／辦事處審核業(yè)務(wù)員的產(chǎn)品報(bào)價(jià)及項(xiàng)目預(yù)報(bào)跟蹤管理。對(duì)本部門(mén)的營(yíng)銷(xiāo)業(yè)

務(wù)人員提出的工作要求，必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)解決，如不能馬上答復(fù)的，應(yīng)及時(shí)向總公司報(bào)告，在一天內(nèi)答復(fù)。

n.負(fù)責(zé)對(duì)分公司／辦事處代表總總公司同客戶(hù)修改和簽定產(chǎn)品銷(xiāo)售合同與安裝合同。o.負(fù)責(zé)對(duì)分公司／辦事處在接到邀標(biāo)書(shū)后，本部門(mén)必須在二日內(nèi)完成標(biāo)書(shū)制作，第三日務(wù)

必將標(biāo)書(shū)送總經(jīng)理審查，遇特殊情況，只許提前，不許延后。p.每周六參加由總公司主持的會(huì)議或培訓(xùn)。q.執(zhí)行總公司交辦的其他事務(wù)。2．與各部門(mén)的協(xié)調(diào)管理

分公司／辦事處經(jīng)理要與公司營(yíng)銷(xiāo)管理、用戶(hù)售后服務(wù)等部門(mén)密切配合，確保銷(xiāo)售工作

的順利開(kāi)展。

協(xié)同技術(shù)專(zhuān)員處理好與當(dāng)?shù)馗髀毮懿块T(mén)的關(guān)系。協(xié)同技術(shù)專(zhuān)員，組織營(yíng)銷(xiāo)代表加強(qiáng)對(duì)本區(qū)域的安裝維修服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)的建設(shè)和管理工作，處

理好客戶(hù)的投訴以及與商業(yè)單位的關(guān)系。3．分公司／辦事處經(jīng)理的權(quán)限：

行使分公司／辦事處的銷(xiāo)售任務(wù)的計(jì)劃分配權(quán)。行使分公司／辦事處人員的定崗分區(qū)，調(diào)動(dòng)權(quán)。

行使分公司／辦事處人員的考核和解聘、建議調(diào)離權(quán)。行使分公司／辦事處的各項(xiàng)費(fèi)用計(jì)劃、開(kāi)支、監(jiān)督使用權(quán)。行使分公司／辦事處人員的工資、分配建議權(quán)。行使售后、售前服務(wù)的處理和建，議處理權(quán)。行使分公司／辦事處財(cái)產(chǎn)的管理、控制保護(hù)權(quán)。

(二)、營(yíng)銷(xiāo)助理的工作職責(zé)：

1．協(xié)助分公司／辦事處經(jīng)理開(kāi)展分公司／辦事處的各項(xiàng)管理工作，為搞好本區(qū)域的銷(xiāo)售工作，共同領(lǐng)導(dǎo)和組織分公司／辦事處人員開(kāi)拓市場(chǎng)，服務(wù)市場(chǎng)、培育市場(chǎng)。

2．在主管副總的領(lǐng)導(dǎo)下，對(duì)營(yíng)銷(xiāo)部經(jīng)理負(fù)責(zé)，隨時(shí)向客戶(hù)宣傳湖南崇友的服務(wù)理念，并為用戶(hù)推選合適的產(chǎn)品。

3．負(fù)責(zé)協(xié)助業(yè)務(wù)人員制作報(bào)價(jià)和投標(biāo)文件。4．負(fù)責(zé)電梯銷(xiāo)售合同的整理、管理、歸檔。

5．主持的每項(xiàng)目合同協(xié)調(diào)會(huì)，建立電梯銷(xiāo)售臺(tái)帳，按合同要求安排申報(bào)電梯排產(chǎn)（預(yù)付、定金）款、提梯款。

6．提梯前半個(gè)月由營(yíng)銷(xiāo)助理通知公司檢查安裝電梯基建準(zhǔn)備工作，要求客戶(hù)以書(shū)面形式告知我公司，營(yíng)銷(xiāo)內(nèi)部與本公司相關(guān)業(yè)務(wù)員溝通，我公司工程售后部人員配合協(xié)調(diào)。

7．負(fù)責(zé)電梯運(yùn)輸、安卸、裝飾事宜與相關(guān)人員的聯(lián)系和溝通。提前一星期通知公司和本公司業(yè)務(wù)員及工程售后部一起協(xié)調(diào)卸梯事項(xiàng)。

8．制定電梯銷(xiāo)售計(jì)劃，掌握電梯銷(xiāo)售技巧，積極開(kāi)拓市場(chǎng)，按時(shí)完成公司下達(dá)的銷(xiāo)售任務(wù)。

9．負(fù)責(zé)制定電梯培訓(xùn)計(jì)劃。

10．根據(jù)業(yè)務(wù)臺(tái)帳，提醒財(cái)務(wù)人員催收貨款，并要求業(yè)務(wù)人員配合。11．對(duì)商業(yè)單位的來(lái)款匯票，必須當(dāng)天傳真回公司財(cái)務(wù)科，在傳真件上簽名確認(rèn)收訖日期。并做好分類(lèi)登記，詳細(xì)記錄，如：投款日期、匯票日期、匯票號(hào)碼、金額、承兌匯票到期時(shí)間及承兌期幾個(gè)月等

12．執(zhí)行公司上級(jí)交辦的其他工作。

(三)、營(yíng)銷(xiāo)代表的工作職責(zé)：

1)營(yíng)銷(xiāo)代表必須全力配合分公司／辦事處經(jīng)理、用戶(hù)服務(wù)中心主任開(kāi)展銷(xiāo)售及售后服務(wù)工

作，如期完成本區(qū)域分配的銷(xiāo)售任務(wù)。

2)在接受公司分配的任務(wù)和區(qū)域內(nèi)二次分配任務(wù)后，必須擬定一份全年工作計(jì)劃，交分公

司／辦事處經(jīng)理審核，并呈交總公司作為工作考核依據(jù)。3)在主管副總領(lǐng)導(dǎo)下，對(duì)部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)。隨時(shí)向客戶(hù)宣傳湖南崇友的服務(wù)理念，并為用戶(hù)

推選合適的產(chǎn)品。

4)從建立初級(jí)信息開(kāi)始，以高度的責(zé)任感完成本職工作任務(wù)，認(rèn)真執(zhí)行《電梯營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)流

程細(xì)則》。

5)及時(shí)向部門(mén)經(jīng)理匯報(bào)項(xiàng)目預(yù)報(bào)跟蹤的信息。合同簽訂后，應(yīng)主動(dòng)報(bào)告部門(mén)經(jīng)理要求安裝

售后人員協(xié)調(diào)勘察本單電梯工地。

6)負(fù)責(zé)產(chǎn)品詢(xún)價(jià)、報(bào)價(jià)，在接到邀標(biāo)書(shū)后二天內(nèi)完成標(biāo)書(shū)制作，交部門(mén)經(jīng)理審查，遇特殊

情況只許提前，不許延后。

7)接受領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面指令負(fù)責(zé)同客戶(hù)修改合同或簽定營(yíng)銷(xiāo)合同。8)主動(dòng)協(xié)調(diào)行政辦公室和工程售后部安排接梯、卸梯事項(xiàng)。9)協(xié)助財(cái)務(wù)收取跟單項(xiàng)目的應(yīng)收帳款。

10)負(fù)責(zé)協(xié)助工程售后部電梯安裝及售后服務(wù)的客戶(hù)溝通工作。

11)嚴(yán)格遵守公司保密協(xié)議，客戶(hù)資料、項(xiàng)目狀況、部門(mén)會(huì)議內(nèi)容及其它銷(xiāo)售部資料不得外

傳。

12)服裝整齊、潔凈（著裝具體要求見(jiàn)公司規(guī)章制度），上班時(shí)間內(nèi)須保持精神飽滿(mǎn)的工作

狀態(tài)。

13)嚴(yán)格遵守公司上班作息時(shí)間，不遲到、早退。請(qǐng)假者必須填寫(xiě)請(qǐng)假申請(qǐng)單，批準(zhǔn)后方可

休假，未辦理請(qǐng)假手續(xù)者作曠工處理。任何請(qǐng)假以不影響部門(mén)工作為前提，請(qǐng)假手續(xù)按公司規(guī)定流程辦理。（詳見(jiàn)公司請(qǐng)假制度）

14)努力學(xué)習(xí)、提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)個(gè)人品德修養(yǎng)。要有工作責(zé)任心，爭(zhēng)

取高效優(yōu)質(zhì)完成每項(xiàng)工作任務(wù)。

15)工作中服從管理，加強(qiáng)協(xié)作，積極主動(dòng)反映工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題、并提出合理

化建議。

16)執(zhí)行公司上級(jí)交辦的其他事務(wù)。

(四)工程專(zhuān)員的職責(zé)

一、為營(yíng)銷(xiāo)部做售前工作，提供技術(shù)等方面支持。售前工作包括：

1、配合營(yíng)銷(xiāo)部確認(rèn)土建參數(shù)2、配合營(yíng)銷(xiāo)部接受客戶(hù)考察

二、電梯中標(biāo)或簽訂合同后，與各方關(guān)系的協(xié)調(diào)，目的是使安裝順利進(jìn)行，讓客戶(hù)滿(mǎn)意。其中包括：

1、井道土建的前期跟蹤與甲方的技術(shù)交底

2、到貨前的準(zhǔn)備工作，如卸貨場(chǎng)地的安排、卸貨、進(jìn)場(chǎng)施工地等

3、安裝中協(xié)調(diào)與客戶(hù)、土建、監(jiān)理、公司、安裝隊(duì)、技術(shù)監(jiān)督局等各方面關(guān)系，參加甲方主持召開(kāi)的會(huì)議，并解決安裝中存在的問(wèn)題。三、協(xié)助營(yíng)銷(xiāo)部簽訂安裝合同1、物色適合的安裝隊(duì)伍

2、為安裝合同內(nèi)容及安裝費(fèi)用把關(guān)

四、為營(yíng)銷(xiāo)部進(jìn)行井道整改預(yù)算提供技術(shù)支持1、確認(rèn)井道整改內(nèi)容2、提供施工方案

五、為營(yíng)銷(xiāo)部進(jìn)行井道整改談判提供技術(shù)支持六、電梯安裝完畢與各方工作的交接1、電梯移交至售后部2、資料移交至營(yíng)銷(xiāo)部七、協(xié)助有問(wèn)題的收款

如果因?yàn)榘惭b問(wèn)題影響收款，配合收款部門(mén)解決問(wèn)題八、協(xié)助辦理補(bǔ)缺件

提供補(bǔ)缺件數(shù)量、型號(hào)至營(yíng)銷(xiāo)部十、電梯移交后的售后工作包括日常保養(yǎng)、維修及急修

十一、協(xié)助營(yíng)銷(xiāo)部辦理質(zhì)保期內(nèi)配件更換。提供補(bǔ)缺件數(shù)量、型號(hào)至營(yíng)銷(xiāo)部十二、配合營(yíng)銷(xiāo)部尾款及質(zhì)保金的回收(五)、分公司財(cái)務(wù)專(zhuān)員工作職責(zé)：1、組織與職責(zé)：

1)、分公司財(cái)務(wù)人員由總公司直接委派，行政上接受所在分公司領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受總公司財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)；

2)、貫徹執(zhí)行總公司財(cái)務(wù)管理制度和銷(xiāo)售管理政策；

3)、根據(jù)總公司財(cái)務(wù)管理制度和銷(xiāo)售管理政策，協(xié)助經(jīng)理制定分公司各項(xiàng)管理制度；4)、主管分公司日常財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，協(xié)助分公司經(jīng)理搞好銷(xiāo)售財(cái)務(wù)管理，參與分公司的銷(xiāo)售管理；

5)、對(duì)于總公司的調(diào)入的各類(lèi)存貨建立進(jìn)、出、存管理制度，完善手續(xù)，保證公司資產(chǎn)的安全、完整、增值；負(fù)責(zé)分公司客戶(hù)往來(lái)帳目的核對(duì)、清收。

6)、協(xié)助分公司經(jīng)理，制定銷(xiāo)售回款回籠計(jì)劃，組織銷(xiāo)售貨款回籠總公司；

7)、協(xié)助經(jīng)理制定費(fèi)用管理制度，正確劃分費(fèi)用種類(lèi)，控制各項(xiàng)費(fèi)用額度，嚴(yán)把費(fèi)用開(kāi)支關(guān)；

8)、按時(shí)向總公司填報(bào)各類(lèi)報(bào)表及提供其他信息；

9)、負(fù)責(zé)分公司財(cái)務(wù)資料的審核，對(duì)分公司日常業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)控；11)、配合總公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)審12)、保管分公司各種財(cái)務(wù)資料；13)、完成總公司臨時(shí)交給其他任務(wù)。2、權(quán)限：

1)、對(duì)分公司銷(xiāo)售管理實(shí)施財(cái)務(wù)監(jiān)督；

2)、對(duì)總公司制定的財(cái)務(wù)管理制度和銷(xiāo)售管理政策享有實(shí)施權(quán)。3、工作要求：

1)、正確設(shè)置和使用會(huì)計(jì)科目，組織安排分公司會(huì)計(jì)核算工作；

3)、嚴(yán)格執(zhí)行分公司費(fèi)用管理制度，履行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)審核權(quán)，對(duì)違反公司財(cái)務(wù)管理規(guī)定的行為及時(shí)制止、糾正，對(duì)重大問(wèn)題提出處理建議并上報(bào)總公司；4)、按各項(xiàng)目資金費(fèi)用使用建立明細(xì)帳。

5)、按客戶(hù)提貨型號(hào)、數(shù)量、金額及回款等明細(xì)內(nèi)容設(shè)置應(yīng)收帳款明細(xì)帳，并及時(shí)與各客戶(hù)核對(duì)。

6)、建立并登記現(xiàn)金收支日記帳，掌握分公司費(fèi)用基金的使用情況。

8)、按公司規(guī)定，設(shè)置客戶(hù)待開(kāi)發(fā)票登記臺(tái)帳，序時(shí)登記、跟蹤客戶(hù)開(kāi)具增值稅發(fā)票之?dāng)?shù)據(jù)資料。

9)、設(shè)置客戶(hù)銀行票據(jù)登記臺(tái)帳，序時(shí)登記、跟蹤客戶(hù)開(kāi)具的銀行票據(jù)的傳遞情況。10)、按時(shí)向總公司報(bào)送各類(lèi)報(bào)表。11)、嚴(yán)守公司秘密，維護(hù)公司利益。

12)、定期與總公司核對(duì)各個(gè)會(huì)計(jì)科目，并將核對(duì)情況反饋總公司。13)、月底費(fèi)用備用金流水帳復(fù)印件，寄回總公司審核、備案。

14)、協(xié)助分公司經(jīng)理處理日常業(yè)務(wù)。

第二章分公司／辦事處日常事務(wù)管理

一、分公司／辦事處地點(diǎn)設(shè)立條件

1．各分公司／辦事處應(yīng)在各省的省會(huì)城市或直轄市設(shè)立以及業(yè)務(wù)量大的地級(jí)市。2．為樹(shù)立崇友電梯良好的公眾形象，要求所有分公司／辦事處的選址和裝修必須符合下列條件：

*分公司／辦事處應(yīng)選在市區(qū)交通便利，有停車(chē)地點(diǎn)的地方；*分公司的辦公室裝修必須符合公司的VI設(shè)計(jì)要求；

*分公司人員生活區(qū)必須與辦公地點(diǎn)分離，住宿地點(diǎn)設(shè)在分公司附近。二、分公司／辦事處文明辦公規(guī)定1．上下班紀(jì)律：

*分公司／辦事處全體人員必須嚴(yán)格按規(guī)定時(shí)間上下班(9：0017：30)，不遲到、不早退，不得無(wú)故曠工(包括開(kāi)會(huì)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等)。

*各分公司人員每日上班必須按要求著裝和佩戴工作牌；

*在辦公區(qū)域要精神飽滿(mǎn)，積極工作，不打瞌睡，坐立要端正，不準(zhǔn)有坐在桌面上、腳放在桌面上等不雅觀行為。

*不準(zhǔn)在辦公場(chǎng)所進(jìn)行娛樂(lè)活動(dòng)，做與工作無(wú)關(guān)的事。

*辦公場(chǎng)所要保持環(huán)境清潔，不隨地吐痰、亂丟廢棄物、辦公用品擺設(shè)整齊(包括門(mén)口一帶的環(huán)境清潔及門(mén)口通道不堵塞)。

*必須遵守崗位操作規(guī)程，履行崗位職能，未經(jīng)分公司經(jīng)理同意不能代崗，確保工作質(zhì)量。

2．禮儀：

*接待客人時(shí)，服務(wù)要周到(包括就座、茶水等)，并且要注意個(gè)人形象及保證環(huán)境干凈舒適。

*分公司／辦事處經(jīng)理、業(yè)務(wù)員會(huì)見(jiàn)客戶(hù)時(shí)要著裝得體、注意形象、禮貌待客、言行舉止大方得體等。

*要按約定時(shí)間赴約，不遲到、不失約，如有特殊情況不能準(zhǔn)時(shí)到約定地點(diǎn)，則要向?qū)Ψ绞孪嚷暶鞑⒌狼浮?．電話(huà)用語(yǔ)規(guī)范

*電話(huà)三聲鈴響要接聽(tīng)，禮貌用語(yǔ)要牢記。接電話(huà)：“喟!您好，崇友電梯XXX辦事處，”；打電話(huà)：“喟!您好，我是崇友電梯XXX辦事處的XXX，請(qǐng)問(wèn)”掛電話(huà)：“好的，謝謝您!再見(jiàn)”等

*語(yǔ)言要清晰，當(dāng)遇到對(duì)方電話(huà)聽(tīng)不清楚時(shí)，要禮貌地向?qū)Ψ铰暶�，確保通話(huà)質(zhì)量。4．回總公司考勤規(guī)定：

*駐外人員在回公司第二天必須到總公司辦公室報(bào)到；返回辦事處的前一天到總公司辦公室登記。

*差期或奉命回總公司參加會(huì)議、培訓(xùn)等期間按公司規(guī)定時(shí)間上下班、不得缺席；會(huì)議結(jié)束后必須及時(shí)返回分公司／辦事處，途中不得逗留。5．信息傳遞制度：

*分公司／辦事處經(jīng)理分公司／辦事處經(jīng)理負(fù)責(zé)有關(guān)政策的傳達(dá)和貫徹執(zhí)行每月必須召開(kāi)例會(huì)，傳達(dá)公司精神，分析總結(jié)上月工作情況，下達(dá)本月工作計(jì)劃并布置工作任務(wù)，各員工不得缺席，違者按分公司／辦事處有關(guān)規(guī)定扣罰。

*關(guān)心、支持下屬工作并虛心聽(tīng)取下屬的意見(jiàn)；員工有意見(jiàn)必須以誠(chéng)懇的態(tài)度向上級(jí)

反饋，不得無(wú)禮指責(zé)或辱罵上級(jí)。違者視情節(jié)輕重作扣罰或調(diào)離崗位的處理。三、分公司／辦事處文件檔案管理內(nèi)容

1．銷(xiāo)售臺(tái)帳(總臺(tái)帳、分區(qū)分類(lèi)臺(tái)帳)、庫(kù)存報(bào)表；2．承包項(xiàng)目臺(tái)帳(工資、費(fèi)用)；

*做好每月的工資分配臺(tái)帳(包括內(nèi)聘與外聘人員)；*做好每月分公司／辦事處及各區(qū)域的費(fèi)用臺(tái)帳。3．基礎(chǔ)資料檔案：

*公司提供的各類(lèi)產(chǎn)品的證書(shū)資料；

營(yíng)業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)；價(jià)格表及營(yíng)銷(xiāo)方案；各類(lèi)報(bào)告；各類(lèi)合同協(xié)議；公司各類(lèi)文件檔案

4．分類(lèi)目管理存放，文件查找、檢索，確保文件的齊全及機(jī)密。四、制度適用范圍

本管理制度適用于湖南崇友電梯銷(xiāo)售有限公司分公司／辦事處。

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