備品備件采購管理標準

QG/TRSB.02201*

備品備件采購管理標準

1范圍

1.1本標準規(guī)定了設備備品備件采購內(nèi)容與要求、檢查與考核。1.2本標準適用于設備部備品備件采購。

2引用標準（略）

3設備及備品備件的分類方法設備及備品備件分為A、B、C三類。a.A類為重要設備。

b.B類為一般設備及備件。

c.C類為各種標準產(chǎn)品、各種材料及雜品。

4供貨商的選用與管理

4.1采購員負責收集供貨商的技術力量、加工制造能力、供貨質(zhì)量及周期等信息。

4.2盡量選擇已獲得ISO9000證書以及質(zhì)量業(yè)績出色的供貨商進行供貨。4.3若候選的供貨商已獲得ISO9000證書、可免去審核。對未獲得ISO9000證書的供貨商必要時進行書面審查及實地調(diào)查。

a.書面審查：審閱供貨商提供的資料,如產(chǎn)品樣本、資質(zhì)證明、單位概況及用戶反饋意見等。b.實地調(diào)查：到供貨商現(xiàn)場考察其技術力量、加工制造能力、供貨質(zhì)量及周期等。4.4對于A類物資的供貨商，采購員要填寫《供應商評定記錄》，經(jīng)設備部長批準后，建立合格供貨商檔案,檔案中要有產(chǎn)品質(zhì)量業(yè)績證明等內(nèi)容。必要時設備部會同使用部門、到供貨商現(xiàn)場進行實地考察,并寫出考察報告,報主管領導批準后，再采購其產(chǎn)品。

4.5對于B類物資的供貨商，由采購員進行評定，擇優(yōu)選用，必要時填寫《供應商評定記錄》報設備部部長批準。

4.6對于C類物資的供貨商，在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，采購員可以直接看樣品決定是否采購。以后根據(jù)檢驗結果、實際使用效果及使用人反饋意見，確定其是否為合格供貨商。4.7對于出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量的供貨商，視情節(jié)輕重，采購員可隨時取消其供貨資格。

5制定采購計劃

5.1采購員根據(jù)設備及備品備件數(shù)據(jù)庫、各部門申請、大中小修計劃、設備事故（故障）報告單、生產(chǎn)實際消耗情況、技術改造文件及公司發(fā)展需要等。向合格供貨商詢價后編制采購計劃。采購計劃報設備部部長、主管領導批準。

5.2C類物資中的工器具、低值易耗品；B類物資中的鏟車備件及各種非常規(guī)物資的采購，事先由申請部門填寫《備品備件及一般物品申請表》，經(jīng)主管領導批準后，采購員再編制采購計劃。

5.3緊急需要的各類物資，經(jīng)主管領導口頭批準后，可先采購，事后3日內(nèi)，由申請者補辦有關手續(xù)。

5.4根據(jù)公司要求，按時上報年度采購計劃（預算）。

5.5采購A類物資或合同金額在壹萬元以上（含壹萬元）時，如果條件允許，采購員需向選擇的三家以上合格供貨商辦理比價或經(jīng)分析后議價、詢價后，整理好報價材料,調(diào)查市場行情,選擇議價對

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象,研擬采購條件,全面公開比價,研擬底價,核對資金預算,經(jīng)過價格及質(zhì)量各方面比較后,選定供貨商。

5.6采購員應按設備及備品備件采購技術文件要求合理填寫采購計劃中各項物品的規(guī)格型號供貨,保證準確無誤。

5.7編制采購計劃,考慮要周全,要力求合理。不得有影響檢修的漏洞。根據(jù)工藝規(guī)定要求,正確選型,防止品種、規(guī)格錯誤,并減少庫存積壓。

6采購合同

采購員根據(jù)業(yè)務需要起草采購合同，采購合同條款要符合國家法律規(guī)定。6.1.采購A類物資需簽定采購合同。

6.2.需要支付預付款、產(chǎn)品質(zhì)量有較高要求的采購業(yè)務需簽定采購合同。6.3.采購合同由設備部部長審核，主管領導審批。6.4.采購合同批準后由具體經(jīng)辦人實施。

7采購實施

7.1原則上采購計劃或采購合同批準后，方可采購。急用物品可憑主管領導審批的《備品備件及一般物品申請表》或主管領導口頭批準，事后補簽采購計劃、采購合同。7.2有采購合同的，要嚴格履行采購合同中的條款。

7.3無采購合同的，采購時，采購員要向選擇的供貨商詳細說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、付款規(guī)定、交貨期、交貨地點、運輸方式、付款辦法等,必要時應有傳真、電子郵件等書面依據(jù)。7.4在采購過程中，采購員要隨時掌握供貨進度，必要時到供貨商現(xiàn)場了解供貨工期并檢查產(chǎn)品質(zhì)量，促其按期保質(zhì)保量交貨。

7.5特殊情況下,若有無法按需用日期采購到的物品或遇到無法完成的采購工作或合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題,采購員應及時通知使用部門并向主管領導匯報,以便做出合理安排。

8到貨驗收

8.1必要時采購員可報請領導批準，會同檢驗人員或使用人員或技術人員到供貨商現(xiàn)場驗收。一般情況下，貨到我公司后再進行驗收。

8.2到貨的設備及備品備件由采購人員或采購代理人送到其存放倉庫交給保管員，必要時保管員按實際數(shù)量向采購員開出收貨憑證，證明貨物已由庫房接收。做為以后入庫的憑證。

8.3有圖紙的各類物資由采購員填寫《設備及備品備件驗收單》報設備部技術人員驗收；無圖紙的各類物資由采購員口頭通知設備部主管，倉庫保管員點貨驗收。驗收合格后，采購員再填寫《材料入庫驗收單》報保管員辦理入庫手續(xù)。

8.4采購員在備品備件驗收合格后三日內(nèi)，按如下要求填好入庫單：編碼、名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、供貨廠商等，憑入庫單、出廠合格證、收貨憑證或其它證明到庫房辦理入庫手續(xù)，保管員在入庫單上簽字，并收回收貨憑證，如無特殊情況，采購員應在到貨三個工作日內(nèi)辦理入庫手續(xù)，最長期限為本地不超過一個工作周，外地不超過三個工作周。

8.5對于新購入的無編碼的備品備件，采購人員應及時和保管員聯(lián)系，共同為其增加合適的編碼。8.6入庫手續(xù)辦完后，將數(shù)據(jù)錄入《備品備件、材料登記簿》。

8.7到貨后不經(jīng)入庫直接投入使用的固定資產(chǎn)，采購員填寫《固定資產(chǎn)購置驗收單》，報使用部門負責人、設備部部長審批。

9采購付款及報銷

9.1堅持原則,以公司利益為重,貨物檢驗合格,才具備了付清全款的條件。9.2檢查發(fā)票及內(nèi)容是否正確。

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9.3檢查發(fā)票金額是否與定價相符。

9.4結帳時必須搞清楚是否需要扣款,是否有預付款,做好帳務處理。9.5采購員填寫付款單據(jù)，報主管領導審批后，到財務部辦理付款手續(xù)。

10采購員基本要求

10.1遵守公司和設備部的各項規(guī)章制度，一切行動聽指揮。10.2保證產(chǎn)品質(zhì)量,杜絕三無產(chǎn)品進廠。

10.3嚴格履行設備及備品備件驗收程序，驗收合格后，方可辦理入庫手續(xù)；若采購的產(chǎn)品經(jīng)檢驗不合格,應及時聯(lián)系供貨商進行修理或更換,必要時進行索賠。10.4及時做好帳務處理,避免帳目不清。

11檢查與考核

11.1本標準執(zhí)行情況由設備部長進行檢查。11.2按照公司《績效考核標準》進行考核。

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擴展閱讀：設備備品備件管理制度

設備備品備件管理試行辦法

一、總則

根據(jù)公司循環(huán)經(jīng)濟園生產(chǎn)特性，為確保各車間生產(chǎn)設備正常運行，規(guī)范設備備品備件的計劃申報、有序采購，做好合理庫存，特制定本辦法。

二、適用范圍

本辦法適用于公司循環(huán)經(jīng)濟園，各車間特定范圍內(nèi)（詳見下表）的設備備品備件的管理，特定范圍外的設備配件、材料，按照消耗定額實行月計劃申報購置，不適用于本辦法。

特定設備備品備件表

序號車間備品備件名稱1、鍋爐自控系統(tǒng)模塊、控制板等2、發(fā)酵控制系統(tǒng)模板、控制板、流加控制閥芯、密封圈等；3、鍋爐除塵器除渣機鏈條、鏈輪、壓輪、托輪、刮板及所屬軸等；4、鍋爐爐排片、老鷹鐵頭、密封鐵、爐排長銷、爐排滾筒等；5、鍋爐給水泵的各種配件等；6、汽輪機調(diào)節(jié)汽閥各種型號的滑動軸套、DU襯套、關節(jié)軸承、石墨填料等；7、汽輪機凝汽器的防爆膜、端蓋密封條等；8、水處理真空泵機封、格蘭富泵機封等；9、水泵房各種型號循環(huán)水泵的機封等。1、35m3二級種子罐、57M3發(fā)酵罐護套及120M3發(fā)酵罐軸套、護套；2、601～605種子罐、35M3、57M3、1203發(fā)酵罐及結晶罐的機械密封靜環(huán)等；3、酸化壓濾機、分離壓濾機油缸密封圈及油站各種液壓閥件等；4、酸化、結晶泵的配件及機械密封等；5、干燥螺旋推進器的齒輪等。動力1車間土霉2素車間特定范圍定義：1、備品備件影響到設備不能及時得到維護修復，無法保證安全運行和正常生產(chǎn)；2、備品備件單體價值低、備用數(shù)量小，不造成庫存積壓；3、備品備件需異地購買、訂制加工，采購或制作時間較長，且數(shù)量較少，難以預測具體購得時間的設備備件材料。三、責任與權限

設備安全部是備品備件管理責任部門，負責備品備件的計劃管理、采購、到貨驗收、保管、發(fā)放，具體工作責任和流程如下：

1、根據(jù)各車間使用的生產(chǎn)設備實際狀況、經(jīng)驗數(shù)據(jù)、歷史規(guī)律，與各車間設備管理員、車間負責人等編制、審核備品備件的消耗定額、儲備定額，并建立設備備品備件技術臺賬。

2、對各車間申報購置的備品備件計劃進行現(xiàn)場技術分析鑒定、數(shù)量核對、庫存核對。需要委托加工的配件，應測繪出準確的加工圖紙和完成審核等工作，其工作流程如下：

車間備品備件申報計劃前期核定與計劃申報總經(jīng)理批準委托加工聯(lián)系簽訂合同到貨驗收入庫

3、備品備件在購置時原則上向原設備生產(chǎn)廠家采購，因其它原因無法從原設備生產(chǎn)廠家采購的，可向第三方廠商采購，但必須保證所購備品備件的質(zhì)量，若購置的備品備件發(fā)生質(zhì)量問題或不能及時到貨影響生產(chǎn)，設備部將按照公司相關規(guī)定承擔相應責任。

4、備品備件購置過程中有其技術性和商業(yè)性，執(zhí)行中在嚴格把好技術關的同時，一定堅持貨比三家的原則，設備部門負責人作為最終復核人并承擔相應責任，杜絕因工作流程不到位出現(xiàn)差錯而影響正常生產(chǎn)。

5、備品備件實行月計劃采購制度，使用單位每月10日申報，因疏忽漏報的，由使用單位自行負責。

四、驗收和入庫

設備備品備件到貨后，庫管員應通知使用單位、設備部共同對采購的備品備件按《采購計劃申請表》、購貨發(fā)票、合同、裝箱單等資料進行驗收，核對備品備件的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量和質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或缺陷的備品備件，設備部應及時和供應商聯(lián)系進行退貨、換貨處理。

五、備品備件的使用

1、生產(chǎn)車間領用備品備件時，須持《領料單》交五金庫房管理員，庫管員在《備品備件領用登記表》上做好相關記錄，方可領用。同時執(zhí)行“交舊領新”的原則，更換下來的備品備件，維修人員應盡量修復并重新利用，杜絕一切浪費。

2、設備維修更換配件時若發(fā)生異常消耗，生產(chǎn)車間應會同設備部及相關技術人員查明原因、分清責任、排除隱形故障，避免重復更換備品備件而發(fā)生浪費，增加生產(chǎn)成本。

本管理辦法自201*年2月1日起在循環(huán)經(jīng)濟園試行。

二一二年二月一日

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