血站業(yè)務檔案存在的問題及對策

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血站業(yè)務檔案存在的問題及對策

湖北省荊州市中心血站郭亦牧

血站業(yè)務檔案是血液采集、分離、檢驗、出入庫等一系列活動的信息載體，又是宣傳發(fā)動、輸血科研的寶貴資料。血站業(yè)務檔案質量的高低既能反映血站業(yè)務水平，同時也可以反映血站的管理水平。隨著《獻血法》、《醫(yī)療事故管理條例》等法律、法規(guī)的頒布實施，血站法律意識、質量意識日益提高，業(yè)務檔案質量也越來越受到重視，雖然血站可能對業(yè)務檔案的質量控制雖采取了一系列的措施，但在整個控制過程中，仍可能存在一些問題和弊端。1存在的問題分析1.1檔案紙張的問題

目前血站使用的各種紙張尺寸不規(guī)范，由于計算機管理系統(tǒng)的廣泛應用，當前絕大多數(shù)工作靠計算機完成，而這些計算機中的程序設計是固定的，設計者并未考慮到這些表格放入業(yè)務檔案中是否規(guī)范，因此輸出打印的報告單也不近相同。如供血科的出庫報表，通常情況下需要二聯(lián)，一聯(lián)血站留存，一聯(lián)交付臨床用血單位，因此血站多采用242-2的雙層壓感紙，而成份分離、質控報告等則多用的是A4紙，就是一個科室也可能存在兩種不同的紙張，檢驗科酶標儀用的一般是242-1紙，而檢驗報告單用的則是A4紙;用紙材質不同，有的紙張質地厚，有的紙張質地較軟，不僅影響檔案外觀，也使檔案邊緣容易損壞、難于修裱。1．2書寫存在的問題

一是無償獻血是面向大眾的公益性事業(yè)，人們的文化水平難免參差不一，填寫各種表格時，書寫不規(guī)范、字跡潦草、不清楚，涂改、錯字、別字現(xiàn)象時有發(fā)生，很難確保檔案需技術要求。

二是項目填寫不完整。最常見的有獻血者的工作單位、郵編、身份證號碼、獻血者聲明簽字空缺等，造成不完整的原因可能是獻血者出于某種考慮不愿留下個人資料，或是我們的工作人員講解、指導不詳細漏填等等。

三是沒有按照《血站管理辦法》中《獻血者健康體檢標準》的要求規(guī)范填寫。比如陰性、陽性、可疑、具體量化的數(shù)值用合格代替。

1.3沒有嚴格把好質量關

各科室兼職檔案人員，沒有系統(tǒng)的進行崗前和崗上培訓，缺乏一套系統(tǒng)的、規(guī)范的檔案管理知識和技能，影響了檔案管理人員整體素質的提高和檔案質量，長期以來檔案管理員一直由科室工作人員負責，而他們一般均為醫(yī)技人員，未經(jīng)過正規(guī)的檔案專業(yè)教育，對業(yè)務不熟悉，對檔案管理工作只是簡單的收集、整理等日常基礎工作，而不能及時發(fā)現(xiàn)存在的質量問題，及時修改；無法對檔案信息進行更科學、更先進的開發(fā)和利用，對后繼的立卷、歸檔造成不良影響。

1.4沒有嚴格執(zhí)行檔案管理的規(guī)章制度

檔案的借閱有著嚴格的管理程序，然而在業(yè)務工作中形成的原始資料在尚未成檔之前，管理上有可能出現(xiàn)真空。在日常工作中，科室間相互借閱資料的情況時有發(fā)生，用后又沒有及時歸還的現(xiàn)象就可能會造成檔案的失丟，造成最后成檔時檔案不完整。2對策

2.1成立相應的領導機構，對血站檔案管理工作實行全程管理，規(guī)范各種表格;根據(jù)國家強制標準要求，結合實際情況，制訂相應的書寫規(guī)范;重新制定各項規(guī)章制度，明確工作職責，使檔案管理工作做到有章可循。2.2嚴格執(zhí)行各項規(guī)章制度是做好檔案工作的根本保證。完善各項管理措施，加大管理力度，檔案原始資料不超過規(guī)定時間按時交檔，借閱原始資料不超2周一定要歸還，兼職檔案員員每月清點原始資料數(shù)目，核對清楚，做到心中有數(shù)。

2.3執(zhí)行嚴格的三級循環(huán)監(jiān)控是提高檔案質量的保證。血站要全體動員，要求每個工作人員必須掌握原始資料書寫規(guī)范，并按“規(guī)范”要求標準自查原始資料質量，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時修改;科室要成立以科主任、兼職檔案員為領導的質量控制小組，定期或不定期對科室的原始資料進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時修改，力爭將不合格的原始資料消滅在半成品過程中;站級質量控制小組共同參與定期抽查并實行檔案室終末質量把關，發(fā)現(xiàn)問題，及時退回科室，限期整改，以保證入庫檔案的標準化。

2.4檔案質量要與獎金制度掛鉤，實行嚴格的獎懲制度。每月對各科檔案進行檢查，被評為不合格的檔案，扣發(fā)當事人當月獎金的一定金額，一年抽查不合格超過一定的次數(shù)，取消當事人評先進的資格;全年抽查為優(yōu)秀者，年終獎金將予以一定金額的獎勵。

2.5兼職檔案員應加強專業(yè)培訓。血站業(yè)務檔案管理涉及醫(yī)學、檢驗、衛(wèi)生、統(tǒng)計、檔案管理學及計算機應用等方面的知識，血站要對兼職檔案員加強在職培訓，爭取讓他們參加省、市舉辦的各種培訓班、提高班，并采取請進來、走出去的方法進行學習，不斷提高他們的專業(yè)水平。

擴展閱讀：血站檔案管理工作淺談

血站檔案是血站在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是血站的寶貴財富。英語論文格式加強對這一信息資源管理對血站領導決策科學化和血站現(xiàn)代化建設極為重要。準確把握新時期血站發(fā)展的特點，加強血站檔案管理,是血站檔案實行現(xiàn)代化管理的根本任務。

一、血站檔案管理中存在的問題

(一)、檔案意識不強，檔案利用率低

檔案工作對全社會的各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是檔案界長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟效益缺乏廣泛的宣傳，因此使社會公眾對檔案利用效益知之甚少。至今仍有不少同志，尤其是領導干部，對檔案管理意識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在血站管理中的重要性和必要性。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

(二)檔案管理機構不健全、管理范圍不明確

血站檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和血站行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、音像檔案等，醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而x線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務科室自己管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。

到目前為止，血站檔案的管理還沒有一整套科學統(tǒng)一的管理制度、標準。隨著科學技術的進步，社會的發(fā)展，檔案的內涵和外延都在發(fā)生變化，各級血站在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標準和模式，各級血站根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

(三)、檔案專業(yè)人員素質參差不齊

目前我國檔案專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現(xiàn)代科學知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些情況已不適應新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質影響檔案管理水平。在血站人才培養(yǎng)中，重視醫(yī)療技術人員素質的提高和繼續(xù)教育，a對檔案管理人員的素質提高和繼續(xù)教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

(四)、檔案硬件投入不足

由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案安全保管的要求。另外，管理技術滯后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網(wǎng)絡技術在血站管理中廣泛運用，血站管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

二、加強血站檔案管理工作

(一)、加強學習，增強意識

加強檔案法規(guī)的學習、宣傳，增強全員的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。檔案管理是血站管理的重要組成部分，領導重視是做好檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，與血站業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作，使血站領導、中層干部、職工都能充分認識檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。血站以醫(yī)療服務為根本任務，長期以來對血站檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的認識。并且由于受到人員、設施、經(jīng)費等方面的限制，檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級干部對檔案工作的認識，才能使檔案工作順利開展。

(二)、重視檔案的利用

檔案管理的最終目的就是提供利用，因此，檔案管理人員要樹立服務意識，使血站的檔案為臨床醫(yī)療、教學、科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，對信息進行開發(fā)，編寫各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實效的信息。另外，還要加強檔案利用反饋信息的管理，以滿足醫(yī)療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會效益。

(三)、健全制度，加強培訓，提高檔案管理人員素質

建立科學的檔案管理

體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將血站各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核、同步發(fā)展。

檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，血站要將檔案人員培養(yǎng)納入血站人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質。通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、進修學習等提高業(yè)務和知識水平，不斷總結探索檔案管理工作及業(yè)務發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

(四)、開發(fā)檔案資源，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價值，為血站業(yè)務、血站管理及患者服務。同時，通過利用檔案為血站創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，英語論文格式提高檔案在血站管理中的地位和作用，促進檔案建設。

要實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。一方面要加強檔案的保管設施，如設置專門的檔案庫房，配備必要的安全保管設施；另一方面要加強檔案現(xiàn)代化管理，用計算機儲存檢索血站的各種門類和載體的檔案，方便利用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率。因此，血站應充分利用計算機管理，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

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