外銷工作流程

外貿部外銷員工作流程

蘋樂公司外貿部外銷員負責尋找客戶、合同洽談及簽訂、與客戶聯(lián)系等工作。具體工作流程如下：

一、跟公司的聯(lián)系。

1、書面記錄：

跟單員做為公司的代表與駐外外銷員進行聯(lián)系，外銷員將與跟單員聯(lián)系的一切內容都要如實記錄下來，每筆業(yè)務結束后，將所有的聯(lián)系記錄都要存檔，備查。2、四小時回復：

外銷員與跟單員聯(lián)系時，聯(lián)系的每項事情都要在規(guī)定的時間內給予答復，如果沒有規(guī)定時間的，要在四小時內給予答復。3、工作匯報：

外銷員于每個星期的星期五將本周的工作匯報交于跟單員，由跟單員上交給外貿部經理。匯報內容為：本周的工作情況匯報，下周的工作計劃、市場情況分析、對公司的建議等等。4、財務報表：

外銷員于每月的1號將上個月的財務報表交于跟單員，由跟單員交于外貿統(tǒng)計員。

二、搜集客戶信息

1、通過網站搜集客戶購機信息（阿里巴巴、在線廣交會等）2、通過展會搜集客戶信息。（廣交會、國外展會等）3、通過中介人搜集客戶信息。（老客戶、外貿公司、制粉專家等）4、通過公司搜集信息（客戶發(fā)郵件，發(fā)傳真或打電話直接聯(lián)系等）三、建立客戶檔案

1、外銷員的搜索到客戶購機信息后，馬上聯(lián)系客戶，了解清楚客戶的國家、公

司名稱、地址、主要業(yè)務、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式（電話、傳真、電子郵箱）以及從哪里了解到我公司的信息等內容。并將這些記錄在《外貿客戶信息管理表》中。并將此表傳于跟單員保存?zhèn)洳椤?/p>

2、駐外外銷員將所有客戶的聯(lián)系情況及與客戶的郵件往來等內容、以及詢問公

司的問題和公司的答復等內容都要記錄在《外貿客戶信息管理表》中，并傳于跟單員及時更新。

四、業(yè)務洽談：

1、確定機型：首先要問清客戶購買我們設備的型號，了解客戶想達到的要求（比

如日產量、面粉的標準及對機器尺寸、動力等方面的要求等），以及客戶的場地、廠房等條件。并對比客戶想購買的機型適合不適合客戶現(xiàn)有的條件及能不能滿足客戶提出的要求。如確定不能滿足，建議客購買適合的機器。2、報價：將雙方確認好的機型、數(shù)量、交貨期、付款方式等內容填寫成《報價

單》給客戶正式報價。并將《報價單》記錄在《外貿客戶信息管理表》中。3、合同洽談：

1)與客戶洽談時，由跟單員負責與技術部總工聯(lián)系，由總工指定一名工程師負責此客戶的技術談判、圖紙制做、配制的確認及其它技術方面的工作。

2)結合工程師，對設備的各種技術參數(shù)、客戶對設備的要求、對面粉的

要求、設備的配制等與客戶進行確認。

3)結合計劃科、技術部、外貿包裝組等，對設備的提貨時間等與客戶進

行確認。

4)結合外貿部經理，對價格、付款方式等合同條款與客戶進行確認。5)將所有與客戶洽談的內容都要記錄到《外貿客戶信息管理表》中，并

及時傳于跟單員更新。

五、合同評審

1、把所有合同條款跟客戶確認完后，簽訂合同之前，要把祥細情況報于外貿部

主管經理，由主管經理負責組織技術部、計劃科等部門對合同草案進行評審，評審內容為：

1)技術部：對客戶的要求、對設備的要求、對成品的要求、設備的配制、

技術參數(shù)等進行評審。

2)計劃科：對設備的提貨時間進行評審。3)外貿部經理：對合同條款進行評審。

4)總經理：對價格低于成本價、大機型、改變工藝的特殊機型進行評審。2、以上評審先口頭確認，等合同簽訂后，再在《外貿合同評審紀錄》上補上簽

名。

六、合同簽定

1、合同草案得到外貿部經理同意后，方可簽訂外貿《銷售合同》。

2、如果為小型設備或長期購買的經銷商，沒有必要簽訂合同的，可以讓客戶簽

訂一份公司的《銷售確認書》，效力等同合同。3、合同簽訂后，外銷員立即填寫《合同評審紀錄》，并和《合同》、《配制單》

一起在三天內傳給跟單員。跟單員讓各評審人員在合同評審紀錄上補上簽字后將合同等交外貿部統(tǒng)計員保存。

七、催款，催證、審證、改證

1、催款、催證：合同簽訂后，外銷員應催客戶及時匯款或開立信用證。并在客戶匯款或開證后第一時間通知外貿部統(tǒng)計員客戶匯款的幣種、金額、匯款的款項、匯款的國家等信息。

2、審證：信用證開立后，由外銷員負責翻譯成中文并初審，填寫《信用證

評審記錄》交于外貿單證員。由外貿單證員負責復審。

3、改證：制單員復審信用證后負責提出修改意見，同時交與外銷員負責和

客戶聯(lián)系修改信用證。

八、匯款證明：

1、客戶如用現(xiàn)金電匯的，外銷員負責讓客戶及時將匯款證明到公司。

2、客戶如用信用證的，客戶開證后，由外銷員負責將信用證文本傳真至公司。九、通知生產：

1、外貿跟單員收到外銷員的合同后，就與技術部聯(lián)系確認做圖制單需要的時

間，與計劃科聯(lián)系確認機器生產需要的時間，與外貿包裝組確認包裝需要的時間。與單證員聯(lián)系確認船期及運費等事項。并將上述情況報于外銷員。2、駐外外銷員根據(jù)跟單員匯報的情況，結合客戶的付款情況和對到貨時間的要

求，確定好下生產通知的日期、裝箱的日期、發(fā)船的日期、將上述日期書面?zhèn)饔诟鷨螁T。

3、跟單員憑上述的日期證明，《合同》《合同評審記錄》、匯款證明、信用證和

《信用證評審記錄》方能制《外貿出口聯(lián)系單》。

4、《外貿出口聯(lián)系單》發(fā)放之后不允許隨意改動。有特殊情況必須要更改的，

需要經外貿部經理同意，并按外貿質量事故處理，填寫《外貿質量反饋表》，并做出相應處理。

十、訂船：

1、單證員按外銷員書面通知的時間定船。

2、外銷員和跟單員在情況有變動的時候，要及時通知單證員更改船期。十一、裝箱開票

1、包裝組在規(guī)定的時間內完成包裝工作，單證員按外銷員書面規(guī)定的時間聯(lián)系

貨代裝集裝箱，跟單員負責裝箱時的記號工作。

2、裝箱完畢后，跟單員負責通知外銷員貨物的裝箱日期及發(fā)船日期，并與外銷

員確認好真實的開票價格，督促外貿統(tǒng)計員開銷售票。

十二、安裝

1、貨物到港后，駐外外銷員將到港的日期、用戶提箱的日期、及派安裝工到客

戶家的日期、安裝天數(shù)，試車日期、試車情況、安裝工離開日期等信息在最快的時間內報于跟單員，跟單員記錄后報于外貿部經理。

2、外銷員在簽訂合同時跟客戶對安裝工的安裝時間、待遇等問題規(guī)定清楚。3、結合客戶的提貨時間，安裝時間要求等，提前跟公司聯(lián)系定好具體的安裝人

員，并發(fā)邀請函。

4、跟單員根據(jù)外銷員的要求，聯(lián)系安裝隊，確定好安裝人員，并協(xié)助辦理簽證

等出國手續(xù)。按外銷員的要求的時間安排安裝人員出國。

十三、反饋回訪

1、安裝工安裝完畢后，由外銷員負責跟客戶聯(lián)系，按《外貿用戶反饋表》中的

內容向客戶提出詢問，按客戶真實的意思填寫《外貿用戶反饋表》。并測算出顧客滿意度。

2、客戶有反饋意見的（包括意見、建議和表彰），要及時填寫出《外貿質量反

饋表》交公司查出原因，并做出處理。并及時反饋給客戶。

3、外銷員每年年底時將所負責的客戶進行調查，并填寫《外貿客戶質量反饋

表》。測出顧客滿意度。

十四、本規(guī)定為暫行規(guī)定，從201*年9月1日起正式執(zhí)行。在以后的工作中根

據(jù)實際情況進行修補。

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外貿部外銷員工作流程

外貿部外銷員負責尋找客戶、合同洽談及簽訂、與客戶聯(lián)系等工作。具體工作流程如下：

一、跟公司的聯(lián)系。1、書面記錄：

跟單員做為公司的代表與駐外外銷員進行聯(lián)系，外銷員將與跟單員聯(lián)系的一切內容都要如實記錄下來，每筆業(yè)務結束后，將所有的聯(lián)系記錄都要存檔，備查。2、四小時回復：

外銷員與跟單員聯(lián)系時，聯(lián)系的每項事情都要在規(guī)定的時間內給予答復，如果沒有規(guī)定時間的，要在四小時內給予答復。3、工作匯報：

外銷員于每個星期的星期五將本周的工作匯報交于跟單員，由跟單員上交給外貿部經理。匯報內容為：本周的工作情況匯報，下周的工作計劃、市場情況分析、對公司的建議等等。4、財務報表：

外銷員于每月的1號將上個月的財務報表交于跟單員，由跟單員交于外貿統(tǒng)計員。

二、搜集客戶信息

1、通過網站搜集客戶購機信息（阿里巴巴、在線廣交會等）2、通過展會搜集客戶信息。（廣交會、國外展會等）3、通過中介人搜集客戶信息。（老客戶、外貿公司、制粉專家等）

4、通過公司搜集信息（客戶發(fā)郵件，發(fā)傳真或打電話直接聯(lián)系等）三、建立客戶檔案

1、外銷員的搜索到客戶購機信息后，馬上聯(lián)系客戶，了解清楚客戶的國家、公司名稱、地址、主要業(yè)務、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式（電話、傳真、電子郵箱）以及從哪里了解到我公司的信息等內容。并將這些記錄在《外貿客戶信息管理表》中。并將此表傳于跟單員保存?zhèn)洳椤?/p>

2、駐外外銷員將所有客戶的聯(lián)系情況及與客戶的郵件往來等內容、以及詢問公司的問題和公司的答復等內容都要記錄在《外貿客戶信息管理表》中，并傳于跟單員及時更新。四、業(yè)務洽談：

1、確定機型：首先要問清客戶購買我們設備的型號，了解客戶想達到的要求（比如日產量、面粉的標準及對機器尺寸、動力等方面的要求等），以及客戶的場地、廠房等條件。并對比客戶想購買的機型適合不適合客戶現(xiàn)有的條件

及能不能滿足客戶提出的要求。如確定不能滿足，建議客購買適合的機器。

2、報價：將雙方確認好的機型、數(shù)量、交貨期、付款方式等內容填寫成《報價單》給客戶正式報價。并將《報價單》記錄在《外貿客戶信息管理表》中。3、合同洽談：

1)與客戶洽談時，由跟單員負責與技術部總工聯(lián)系，由總工指定一名工程師負責此客戶的技術談判、圖紙制做、配制的確認及其它技術方面的工作。

2)結合工程師，對設備的各種技術參數(shù)、客戶對設備的要求、對面粉的要求、設備的配制等與客戶進行確認。3)結合計劃科、技術部、外貿包裝組等，對設備的提貨時間等與客戶進行確認。

4)結合外貿部經理，對價格、付款方式等合同條款與客戶進行確認。

5)將所有與客戶洽談的內容都要記錄到《外貿客戶信息管理表》中，并及時傳于跟單員更新。

五、合同評審

1、把所有合同條款跟客戶確認完后，簽訂合同之前，要把祥細情況報于外貿部主管經理，由主管經理負責組織技術部、計劃科等部門對合同草案進行評審，評審內容為：1)技術部：對客戶的要求、對設備的要求、對成品的要

求、設備的配制、技術參數(shù)等進行評審。2)計劃科：對設備的提貨時間進行評審。3)外貿部經理：對合同條款進行評審。

4)總經理：對價格低于成本價、大機型、改變工藝的特殊機型進行評審。

2、以上評審先口頭確認，等合同簽訂后，再在《外貿合同評審紀錄》上補上簽名。六、合同簽定

1、合同草案得到外貿部經理同意后，方可簽訂外貿《銷售合同》。

2、如果為小型設備或長期購買的經銷商，沒有必要簽訂合同的，可以讓客戶簽訂一份公司的《銷售確認書》，效力等同合同。

3、合同簽訂后，外銷員立即填寫《合同評審紀錄》，并和《合同》、《配制單》一起在三天內傳給跟單員。跟單員讓各評審人員在合同評審紀錄上補上簽字后將合同等交外貿部統(tǒng)計員保存。七、催款，催證、審證、改證

1、催款、催證：合同簽訂后，外銷員應催客戶及時匯款或開立信用證。并在客戶匯款或開證后第一時間通知外貿部統(tǒng)計員客戶匯款的幣種、金額、匯款的款項、匯款的國家等信息。

2、審證：信用證開立后，由外銷員負責翻譯成中文并初

審，填寫《信用證評審記錄》交于外貿單證員。由外貿單證員負責復審。

3、改證：制單員復審信用證后負責提出修改意見，同時

交與外銷員負責和客戶聯(lián)系修改信用證。

八、匯款證明：

1、客戶如用現(xiàn)金電匯的，外銷員負責讓客戶及時將匯款證明到公司。

2、客戶如用信用證的，客戶開證后，由外銷員負責將信用證文本傳真至公司。九、通知生產：

1、外貿跟單員收到外銷員的合同后，就與技術部聯(lián)系確認做圖制單需要的時間，與計劃科聯(lián)系確認機器生產需要的時間，與外貿包裝組確認包裝需要的時間。與單證員聯(lián)系確認船期及運費等事項。并將上述情況報于外銷員。2、駐外外銷員根據(jù)跟單員匯報的情況，結合客戶的付款情況和對到貨時間的要求，確定好下生產通知的日期、裝箱的日期、發(fā)船的日期、將上述日期書面?zhèn)饔诟鷨螁T。3、跟單員憑上述的日期證明，《合同》《合同評審記錄》、匯款證明、信用證和《信用證評審記錄》方能制《外貿出口聯(lián)系單》。

4、《外貿出口聯(lián)系單》發(fā)放之后不允許隨意改動。有特殊

情況必須要更改的，需要經外貿部經理同意，并按外貿質量事故處理，填寫《外貿質量反饋表》，并做出相應處理。十、訂船：

1、單證員按外銷員書面通知的時間定船。

2、外銷員和跟單員在情況有變動的時候，要及時通知單證員更改船期。十一、裝箱開票

1、包裝組在規(guī)定的時間內完成包裝工作，單證員按外銷員書面規(guī)定的時間聯(lián)系貨代裝集裝箱，跟單員負責裝箱時的記號工作。

2、裝箱完畢后，跟單員負責通知外銷員貨物的裝箱日期及發(fā)船日期，并與外銷員確認好真實的開票價格，督促外貿統(tǒng)計員開銷售票。十二、安裝

1、貨物到港后，駐外外銷員將到港的日期、用戶提箱的日期、及派安裝工到客戶家的日期、安裝天數(shù)，試車日期、試車情況、安裝工離開日期等信息在最快的時間內報于跟單員，跟單員記錄后報于外貿部經理。

2、外銷員在簽訂合同時跟客戶對安裝工的安裝時間、待遇等問題規(guī)定清楚。

3、結合客戶的提貨時間，安裝時間要求等，提前跟公司聯(lián)系定好具體的安裝人員，并發(fā)邀請函。

4、跟單員根據(jù)外銷員的要求，聯(lián)系安裝隊，確定好安裝人員，并協(xié)助辦理簽證等出國手續(xù)。按外銷員的要求的時間安排安裝人員出國。十三、反饋回訪

1、安裝工安裝完畢后，由外銷員負責跟客戶聯(lián)系，按《外貿用戶反饋表》中的內容向客戶提出詢問，按客戶真實的意思填寫《外貿用戶反饋表》。并測算出顧客滿意度。2、客戶有反饋意見的（包括意見、建議和表彰），要及時填寫出《外貿質量反饋表》交公司查出原因，并做出處理。并及時反饋給客戶。

3、外銷員每年年底時將所負責的客戶進行調查，并填寫《外貿客戶質量反饋表》。測出顧客滿意度。

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