學(xué)術(shù)會(huì)議的組織程序及籌備細(xì)節(jié)

學(xué)術(shù)會(huì)議的組織程序及籌備細(xì)節(jié)

我從1998年參與全國中西醫(yī)結(jié)合肝病學(xué)術(shù)會(huì)議和全國中醫(yī)肝膽病學(xué)術(shù)會(huì)議的籌備工作，至今已十年有余，對(duì)于會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)場組織及會(huì)后安排等有一些體會(huì)，在此簡要介紹以方便于后來者。

一、會(huì)前準(zhǔn)備

1.擬定會(huì)議計(jì)劃：①擬定會(huì)議主題、名稱、地點(diǎn)、規(guī)模等（常常由總會(huì)在前一年11月份前后征求各分會(huì)意見確定），確定特邀嘉賓（含專題講座專家）和贊助商；②確定會(huì)議日期、日程及議程及預(yù)備會(huì)議內(nèi)容（如委員會(huì)議、換屆選舉會(huì)議等）；③排出會(huì)議作息時(shí)間及注意事項(xiàng)；④做出會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算和籌資方案；⑤成立會(huì)務(wù)組，明確會(huì)務(wù)分工。

2.發(fā)出會(huì)議通知：①會(huì)議征稿(各委員、委員單位、雜志社)；②第一輪通知（告知會(huì)議具體時(shí)間、地點(diǎn)、學(xué)術(shù)委員會(huì)名單、演講專家及講題等）；③正式通知及回執(zhí)（包括會(huì)址、交通、報(bào)道和接站時(shí)間、回執(zhí)時(shí)間、住宿要求、返程票預(yù)訂、是否大會(huì)發(fā)言、會(huì)議壁報(bào)準(zhǔn)備等等）。

3.準(zhǔn)備會(huì)議材料：①會(huì)議審稿，確定大會(huì)發(fā)言名單；②編輯出版論文集（包括投稿論文、講座論文、會(huì)議日程、贊助商致謝、廣告等；③確定開幕式議程、開幕詞或致詞稿代擬稿；④編印會(huì)議指南（包括會(huì)議日程、代表須知等）；⑤準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)要和通訊錄。

4.準(zhǔn)備會(huì)議標(biāo)識(shí)：①代表證；②會(huì)場背景幕布、會(huì)標(biāo)（賓館門口）、指引標(biāo)志（會(huì)議和就餐）、海報(bào)、會(huì)議日程（報(bào)到處）等；③參展商的展覽布置（宣傳標(biāo)語、廣告牌、充氣拱門等）；④壁報(bào)。

5.安排會(huì)議生活：①預(yù)定交通工具；②預(yù)訂賓館，安排住宿、餐飲、會(huì)場；③聯(lián)系安排參觀、訪問、旅游活動(dòng)；④確定財(cái)務(wù)、接待、保衛(wèi)人員；⑤安排茶歇和娛樂活動(dòng)。

6.選定布置會(huì)場：①排定會(huì)議座次；②布置環(huán)境；③檢查并配置電化設(shè)備；④展臺(tái)安排。二、會(huì)議接待

1.會(huì)議報(bào)到：①接站；②填寫報(bào)到單；③分發(fā)會(huì)議材料，安排住宿；④收取代表費(fèi)用；⑤通知有關(guān)事項(xiàng)。

2.會(huì)場組織：①檢查會(huì)議設(shè)備；②接待嘉賓；③保證會(huì)議主持人、發(fā)言人到位；④調(diào)動(dòng)與會(huì)者提問和討論；⑤會(huì)議記錄；⑥評(píng)選優(yōu)秀論文或優(yōu)秀壁報(bào)。

3.會(huì)議生活服務(wù)：①及時(shí)定購代表回程票；②印刷并分發(fā)會(huì)議代表通訊錄；③檢查住房設(shè)施；④征求膳食意見；⑤保證參觀、訪問及娛樂活動(dòng)順利進(jìn)行。

三、會(huì)后安排

1.整理會(huì)議文件：①整理會(huì)議記錄；②形成會(huì)議決定（簡報(bào)、紀(jì)要）；③寫總結(jié)向上級(jí)匯報(bào)情況或發(fā)布；④將會(huì)議材料分類、立卷、歸檔；⑤向總會(huì)和情報(bào)信息單位提交論文集。

2.送別會(huì)議代表：①分發(fā)回程票；②結(jié)清會(huì)議費(fèi)用；③根據(jù)返程時(shí)間安排車輛；④發(fā)放會(huì)議學(xué)分、照片和通訊錄。3.會(huì)后工作：①結(jié)算會(huì)議開支費(fèi)用；②歸還會(huì)議所借物品。召開學(xué)術(shù)會(huì)議最重要的環(huán)節(jié)是征集論文，這是學(xué)術(shù)會(huì)議水平和質(zhì)量的基本保障。學(xué)術(shù)論文的征集通知應(yīng)至少在開會(huì)前6個(gè)月或更早一些時(shí)間發(fā)出。國際會(huì)議一般要在12個(gè)月之前發(fā)送通知。通知中要寫清楚學(xué)術(shù)會(huì)議的目的意義、會(huì)議主題、論文議題、論文選錄標(biāo)準(zhǔn)、論文報(bào)送時(shí)間、論文格式體例，以及開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)等內(nèi)容，以便投稿和確定參會(huì)否。同時(shí)還要根據(jù)會(huì)議需要，選定一些專家或?qū)W者進(jìn)行專題講座。

學(xué)術(shù)會(huì)議的主體是與會(huì)代表，組織好代表是開好會(huì)議最重要的環(huán)節(jié)。我們的會(huì)議一般規(guī)范較小（因?yàn)闀?huì)議頻繁），參會(huì)代表并不僅僅局限在入選論文的作者，也可通過廠家或公司特邀一些專業(yè)人員參會(huì)，盡量保證會(huì)場人員。特別是會(huì)議選擇在風(fēng)景區(qū)，往往開幕式人數(shù)不少，閉幕式則寥寥無幾，成為典型的虎頭蛇尾。

學(xué)術(shù)會(huì)議的順利召開，往往取決于一些必不可少細(xì)節(jié)方面的充分準(zhǔn)備。如會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)盡量選擇環(huán)境較好，交通便利，接待能力較強(qiáng)或與會(huì)議研討內(nèi)容相關(guān)的地區(qū)，最好在當(dāng)?shù)赜幸劳袉挝弧��?huì)場的布置，包括主席臺(tái)的設(shè)置、橫幅標(biāo)語、背景幕布、桌簽的擺放、投影設(shè)備的安裝使用、茶水服務(wù)、位置安排等，一定要安排周到。另外，經(jīng)過充分準(zhǔn)備的學(xué)術(shù)會(huì)議，一定要按期召開。會(huì)議期間應(yīng)當(dāng)就討論的主題進(jìn)行廣泛深入的研討。學(xué)術(shù)會(huì)議要安排緊湊，緊扣主題，對(duì)會(huì)上所作的大會(huì)報(bào)告和宣讀的主要論文，要圍繞重點(diǎn)議題認(rèn)真組織評(píng)議，通過討論力求解決一些理論問題和實(shí)際問題。要貫徹“雙百”方針，倡導(dǎo)學(xué)術(shù)民主，提倡各種不同學(xué)術(shù)觀點(diǎn)的碰撞，對(duì)與會(huì)者應(yīng)一視同仁，努力營造學(xué)術(shù)自由、平等的氣氛。要注意發(fā)現(xiàn)和選拔優(yōu)秀人才，參加學(xué)術(shù)會(huì)議的資深專家要注意發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀的青年人才，并向有關(guān)部門進(jìn)行舉薦，使優(yōu)秀人才更好地成長。學(xué)術(shù)會(huì)議期間，除進(jìn)行學(xué)術(shù)討論外，還要根據(jù)情況，組織專家針對(duì)科學(xué)發(fā)展問題（如診療規(guī)范、共識(shí)等）提出意見和建議。在會(huì)議的形式上，也要力求多樣化，要靈活采用大會(huì)報(bào)告、墻報(bào)、辯論會(huì)、學(xué)術(shù)沙龍、設(shè)問和答辯、自由發(fā)言、圓桌座談、冷餐會(huì)、成果展示等多種學(xué)術(shù)會(huì)議形式，營造學(xué)術(shù)會(huì)議的寬松氛圍，提高交流成效。

擴(kuò)展閱讀：學(xué)術(shù)會(huì)議策劃

學(xué)術(shù)會(huì)議的組織程序及籌備細(xì)節(jié)

一、會(huì)前準(zhǔn)備

1.擬定會(huì)議計(jì)劃：①擬定會(huì)議主題、名稱、地點(diǎn)、規(guī)模等（常常在會(huì)前幾個(gè)月前后確定），確定特邀嘉賓（含專題講座專家）；②確定會(huì)議日期、日程及議程及預(yù)備會(huì)議內(nèi)容③排出會(huì)議作息時(shí)間及注意事項(xiàng)；④做出會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算和籌資方案；⑤成立會(huì)務(wù)組，明確會(huì)務(wù)分工。2.發(fā)出會(huì)議通知：①第一輪通知（告知會(huì)議具體時(shí)間、地點(diǎn)、演講專家及講題等）；②在會(huì)議的前幾天正式確認(rèn)嘉賓是否能夠參加會(huì)議。

3.準(zhǔn)備會(huì)議材料：投影儀、相機(jī)、橫幅、簽到表、專家意見反饋表、禮品、場地租用合約、電腦（電源線鼠標(biāo)等）、排插、數(shù)據(jù)線、水筆、

4．布置會(huì)場：①排定會(huì)議座次；②布置環(huán)境；③檢查并配置電化設(shè)備；④展臺(tái)安排。

二、會(huì)議現(xiàn)場

1.會(huì)議報(bào)到：①接待；②填寫簽到表；③分發(fā)會(huì)議材料或禮品；④通知有關(guān)事項(xiàng)。2.會(huì)場組織：①調(diào)動(dòng)與會(huì)者提問和討論；②會(huì)議記錄；③做好會(huì)議的拍照工作；三、會(huì)后安排

1.會(huì)后事宜：①做好歡送參會(huì)代表的工作②整理簽到表、會(huì)議記錄、專家意見反饋表；③整理好會(huì)議所用的東西帶回公司④結(jié)算會(huì)議開支費(fèi)用

2.會(huì)后工作：①將會(huì)議材料分類、立卷、歸檔；②討論此次會(huì)議的的亮點(diǎn)及不足，制定好后期回訪的計(jì)劃。

學(xué)術(shù)會(huì)議的主體是參會(huì)代表，組織好代表是開好會(huì)議最重要的環(huán)節(jié)。我們的會(huì)議一般規(guī)范較小（因?yàn)闀?huì)議頻繁），學(xué)術(shù)會(huì)議的順利召開，往往取決于一些必不可少細(xì)節(jié)方面的充分準(zhǔn)備。如會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)盡量選擇環(huán)境較好，交通便利，接待能力較強(qiáng)或與會(huì)議研討內(nèi)容相關(guān)的地區(qū)，最好在當(dāng)?shù)赜幸劳袉挝�。�?huì)場的布置，包括主席臺(tái)的設(shè)置、橫幅標(biāo)語、背景幕布、投影設(shè)備的安裝使用、茶水服務(wù)、位置安排等，一定要安排周到。另外，經(jīng)過充分準(zhǔn)備的學(xué)術(shù)會(huì)議，一定要按期召開。會(huì)議期間應(yīng)當(dāng)就討論的主題進(jìn)行廣泛深入的研討。學(xué)術(shù)會(huì)議要安排緊湊，緊扣主題，提倡各種不同學(xué)術(shù)觀點(diǎn)的碰撞，對(duì)參會(huì)者應(yīng)一視同仁，主持人努力營造學(xué)術(shù)自由、平等的氣氛。在會(huì)議的形式上，我們也要力求多樣化，要靈活采用大會(huì)報(bào)告、辯論會(huì)、學(xué)術(shù)沙龍、設(shè)問和答辯、自由發(fā)言、圓桌座談、冷餐會(huì)、成果展示等多種學(xué)術(shù)會(huì)議形式，營造學(xué)術(shù)會(huì)議的寬松氛圍，提高交流成效。

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